4 dicas de como escolher as ferramentas de comunicação empresarial
As ferramentas de comunicação empresarial são essenciais para que o negócio tenha fluidez nos processos, executando rotinas cada vez menos burocratizadas e alcançando a alta performance.
O motivo é simples: quando os processos acontecem de maneira fluida, há uma melhora na experiência do cliente. A tendência é que ele se torne um promotor do seu negócio, o que vai atrair novos consumidores.
Além do aumento do seu faturamento, o bom uso de ferramentas de comunicação empresarial também contribui para a redução de custos operacionais. Isso porque uma boa comunicação é capaz de diminuir o retrabalho por meio do alinhamento eficiente. Continue a leitura e aprenda como escolher as ferramentas de comunicação empresarial.
1. Faça um diagnóstico do seu negócio
Para qualquer tomada de decisão, sempre há um impacto nos custos do negócio, seja de maneira direta ou indireta. Por isso, sempre que houver necessidade, faça por meio de uma orientação por dados.
Em outras palavras, nunca decida algo “no escuro”. Assim, para que você consiga eleger quais as ferramentas de comunicação empresarial mais adequadas para o seu perfil organizacional, é fundamental ter um diagnóstico do seu negócio.
Análise SWOT
A análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats, ou Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é uma das técnicas de diagnóstico empresarial mais usadas no mundo corporativo. Com ela, você consegue identificar pontos cruciais para definir o que as ferramentas de comunicação empresarial devem ter para atender às necessidades da sua empresa.
Planejamento estratégico
É interessante que você faça esse estudo alinhado com as metas da sua empresa. Imagine realizar a contratação de um determinado serviço e, daqui a alguns meses, ele já não atender mais às necessidades do seu negócio?
Portanto, pense no crescimento da empresa, nos custos de contratação e manutenção e no suporte que os fornecedores das ferramentas de comunicação empresarial podem garantir para atender às suas mudanças.
O planejamento estratégico é o documento em que a companhia formaliza todas as metas de curto, médio e longo prazo. Nele, são apresentados os recursos que serão utilizados para atingir esses objetivos, detalhando os custos e as ações que cada departamento tem que implementar para isso.
2. Verifique as funcionalidades da ferramenta
No nosso primeiro tópico, citamos o quanto a análise SWOT é primordial para decidir, dentre as ferramentas de comunicação empresarial, aquelas que mais atendem às demandas do seu negócio.
A partir dela, você consegue definir quais são os recursos que não podem faltar. Hoje, pensando em um cenário pós-Covid-19, é importante garantir que as ferramentas tenham qualidades que podemos considerar indispensáveis: mobilidade, integração, segurança e controle. Nesse sentido, separamos para você funcionalidades que não podem faltar na hora de escolher.
Computação em nuvem
A tecnologia de Cloud Computing (computação em nuvem) permite que os conceitos de mobilidade e segurança sejam colocados em prática. Por meio do armazenamento em nuvem, é possível compartilhar arquivos com todo o departamento, inclusive outras áreas do negócio, se assim desejar.
Além desse recurso, a computação em nuvem é a responsável pelo desenvolvimento de softwares que podem ser acessados sem que haja a necessidade de se instalar um app com licença no computador: basta ter acesso à internet, um usuário e uma senha. Essa funcionalidade é primordial se a sua empresa pretende manter profissionais no regime de trabalho remoto.
Integração com outros sistemas
Um dos grandes desafios no gerenciamento de projetos e processos é realizar a integração entre sistemas. Em qualquer modelo de negócio, movimentos para consolidar novos procedimentos são naturais. No entanto, é comum que as ferramentas usadas no modelo anterior não permitam que o desenho ideal aconteça, sem que haja a necessidade de trocar de serviço.
Nesse sentido, é importante validar quais são as integrações que as ferramentas de comunicação empresarial podem oferecer para você. Quanto mais conexões a outras aplicações forem possíveis, maior é o poder de eficácia e a adaptabilidade desse recurso. Sempre pense que todo fluxo pode ser submetido a melhorias contínuas, e o ideal é que as ferramentas usadas atendam a essas transformações necessárias.
Geração de relatórios personalizados
A cultura data-driven é o que diferencia empresas de alta performance e crescimento exponencial daquelas que lutam para fechar as contas do mês. A análise de dados permite que o seu negócio atue de maneira preditiva, ou seja, identifique possíveis erros e tendências antes que eles aconteçam.
Por isso, na hora de escolher as ferramentas de comunicação empresarial, tenha certeza de que elas oferecem relatório de controle e performance. É por meio dessas informações que você vai conseguir desenvolver ações cada vez mais precisas e inteligentes para o crescimento sustentável da sua organização.
3. Pesquise a reputação do fornecedor
Um dos pontos cruciais na tomada de decisão ao escolher as ferramentas de comunicação empresarial é conhecer qual é a reputação do fornecedor no mercado. Isso faz parte de uma boa prática de gestão de compras e é um recurso de negociação importante para que você não coloque a sua operação e a experiência do seu cliente em risco. Sendo assim, é essencial avaliar dois pontos: a experiência de outros consumidores com os fornecedores e se há a preocupação com o Customer Success.
Experiência de clientes com a marca
Em sites de buscas, como o Google, você pode digitar o nome do fornecedor para encontrar mais detalhes sobre o negócio. Sites como o Reclame Aqui trazem um panorama de como é a experiência que os clientes têm com a marca desses fornecedores. É interessante, também, pedir referências para o próprio fornecedor de quais clientes foram atendidos por ele. Você pode promover um benchmarking para validar a procedência do serviço ofertado.
Customer Success consolidado
O Customer Success acontece quando uma marca atua com foco no cliente, trabalhando em parceria com ele para que os serviços e produtos ofertados possam ser aproveitados explorando todo o seu potencial. Veja se o fornecedor oferece um processo de onboarding e suporte ao cliente dentro da disponibilidade que a sua operação necessita.
4. Conheça todas as opções de ferramenta
Por fim, é claro, é fundamental estar por dentro de todas as opções disponíveis no mercado para tomar a melhor decisão. Pensando nisso, separamos algumas delas para você avaliar junto com a sua equipe. Confira.
Plataforma omnichannel para mídias sociais
Uma das soluções que a sua empresa deve considerar é uma plataforma omnichannel para Contact Center. É importante, nesse sentido, buscar soluções com recursos completos para otimizar o seu atendimento via mídias sociais.
Uma boa ferramenta é capaz de unificar todos os canais de atendimento, permitindo criar bots de texto, usar a Inteligência Artificial do Google e fazer integrações com outros sistemas. A Conecta Leucotron, por exemplo, conta com todas as ferramentas necessárias para a sua empresa oferecer uma boa experiência ao usuário e impulsionar as vendas no negócio.
Serviço de telefonia em nuvem
Soluções de telefonia em nuvem também são fundamentais para aqueles que buscam mobilidade, inovação e flexibilidade nas ferramentas de comunicação empresarial. Para contratar a melhor solução, no entanto, é importante estar atento à adequação do serviço ao tamanho do seu negócio, especialmente no que diz respeito ao número de chamadas simultâneas e ramais.
A Flux Slim Cloud da Leucotron, por exemplo, permite registrar o seu ramal em até 5 dispositivos para atender sua chamada de onde quiser. Isso sem contar os recursos adicionais de gestão de filas e registro de chamadas para auditorias e análises.
Chatbots
Os chatbots também podem ser considerados uma ferramenta de comunicação empresarial importante, que auxilia na oferta da melhor experiência ao usuário. Por meio deles, é possível conduzir solicitações do cliente de modo ágil e, se necessário, direcionar o atendimento para a equipe de Call Center.
Ainda, é possível personalizar saudações aos clientes, informar sobre a disponibilidade para o atendimento, colher informações para agilizar a resposta pelo atendimento humano ou automatizar tarefas repetitivas em todos os canais.
E-mail corporativo
Os e-mails sempre foram uma importante ferramenta de comunicação interna das empresas. Por outro lado, os recursos para newsletter têm se tornado também uma excelente forma de se comunicar com o cliente e trazer novidades sobre a empresa. O amplo alcance pelo qual é possível obter através do e-mail torna importante buscar as melhores soluções corporativas.
Servidores compartilhados
Por fim, servidores compartilhados e alocados em nuvem também podem ser uma excelente solução para a comunicação empresarial. Afinal, ter um local de armazenamento que permite compartilhar informações de qualquer lugar, controlando o acesso a documentos e dados pode facilitar a rotina das equipes.
Como exemplo, cabe mencionar o Google Drive, OneDrive, DropBox entre outros. Vale ressaltar que o armazenamento em nuvem permite o salvamento automático de informações registradas, o que evita perdas por eventuais falhas de hardware. Assim, é possível garantir maior segurança e proteção aos dados, conforme determina a legislação.
Sem dúvidas, as ferramentas de comunicação empresarial são fundamentais para otimizar os processos na empresa e, portanto, a rotina das equipes nos mais diversos setores. Desse modo, também permitem direcionar o negócio para um processo de internacionalização de maneira eficaz. Isso pode acontecer tanto por meio de um upgrade para a possibilidade de franquias quanto para a contratação de talentos espalhados pelo mundo, por meio do regime de home office.
As dicas trazidas neste artigo são capazes de orientar a tomada de decisão para escolher as melhores ferramentas de comunicação. Por outro lado, é sempre importante se atentar para as necessidades específicas do seu negócio e buscar boas parcerias para contratar soluções adequadas e obter todos os benefícios.
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ento, o bom uso de ferramentas de comunicação empresarial também contribui para a redução de custos operacionais. Uma boa comunicação é capaz de reduzir os custos do negócio, ao diminuir o retrabalho por meio do alinhamento eficiente.
Continue a leitura e aprenda como escolher as ferramentas de comunicação empresarial.
1. Faça um diagnóstico do seu negócio
Para qualquer tomada de decisão, sempre há um impacto nos custos do negócio, seja de maneira direta ou indireta. Por isso, sempre que houver a necessidade dela, faça por meio de uma orientação por dados. Nunca decida algo “no escuro”. Assim, para que você consiga eleger quais as ferramentas de comunicação empresarial mais adequadas para o seu perfil organizacional, é fundamental ter um diagnóstico do seu negócio.
Análise SWOT
A análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats, ou Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é uma das técnicas de diagnóstico empresarial mais usadas no mundo corporativo. Com ela, você consegue identificar pontos cruciais para definir o que as ferramentas de comunicação empresarial devem ter para atender às necessidades da sua empresa.
Planejamento estratégico
É interessante que você faça esse estudo alinhado com as metas da sua empresa. Imagine realizar a contratação de um determinado de serviço e, daqui a alguns meses, ele já não atender mais às necessidades do seu negócio? Pense no crescimento da empresa, nos custos de contratação e manutenção, e no suporte que os fornecedores das ferramentas de comunicação empresarial podem garantir para atender às suas mudanças.
O planejamento estratégico é o documento em que a companhia formaliza todas as metas de curto, médio e longo prazo. Nele, são apresentados quais os recursos serão utilizados para atingir esses objetivos, detalhando os custos e o que cada departamento tem de implementar de ação para isso.
2. Verifique as funcionalidades da ferramenta
No nosso primeiro tópico, citamos o quanto a análise SWOT é primordial para escolher, dentre as ferramentas de comunicação empresarial, aquelas que atendem às demandas do seu negócio. A partir dela, você consegue definir quais são os recursos que não podem faltar na ferramenta.
Hoje, pensando em um cenário Pós-Covid-19, é importante que você garanta que as ferramentas tenham qualidades que podemos considerar indispensáveis: mobilidade, integração, segurança e controle. Nesse sentido, apresentamos para você funcionalidades que não podem faltar na hora de escolher as ferramentas de comunicação empresarial.
Computação em nuvem
A tecnologia de Cloud Computing (computação em nuvem) permite que os conceitos de mobilidade e segurança sejam colocados em prática. Por meio do armazenamento em nuvem, é possível compartilhar arquivos com todo o departamento, inclusive outras áreas do negócio, se assim desejar.
Além desse recurso, a computação em nuvem é a responsável pelo desenvolvimento de softwares que podem ser acessados sem que haja a necessidade de se instalar um app com licença no computador: basta ter acesso à internet, um usuário e senha. Essa funcionalidade é primordial se a sua empresa pretende manter profissionais no regime de trabalho remoto.
Integração com outros sistemas
Um dos grandes desafios no gerenciamento de projetos e processos é realizar a integração entre sistemas. Em qualquer modelo de negócio, movimentos para consolidar novos processos e procedimentos são naturais. No entanto, é comum que as ferramentas usadas no modelo anterior não permitam que o desenho ideal aconteça, sem que haja a necessidade de trocar de serviço.
Nesse sentido, é importante validar quais são as integrações que as ferramentas de comunicação empresarial podem oferecer para você. Quanto mais conexões a outras aplicações forem possíveis, maior é o poder de eficácia e a adaptabilidade desse recurso. Sempre pense que todo fluxo pode ser submetido a melhorias contínuas, e o ideal é que as ferramentas usadas atendam a essas transformações.
Geração de relatórios personalizados
A cultura data-driven é o que diferencia empresas de alta performance e crescimento exponencial daquelas que lutam para fechar as contas do mês. A análise de dados permite que o seu negócio atue de maneira preditiva, ou seja, identifique possíveis erros e tendências antes que eles aconteçam.
Por isso, na hora de escolher as ferramentas de comunicação empresarial, tenha certeza de que elas oferecem relatório de controle e performance. É por meio dessas informações que você vai conseguir desenvolver ações cada vez mais precisas e inteligentes para o crescimento sustentável da sua organização.
3. Pesquise a reputação do fornecedor
Um dos pontos cruciais na tomada de decisão ao escolher as ferramentas de comunicação empresarial é conhecer qual é a reputação do fornecedor no mercado. Isso faz parte de uma boa prática de gestão de compras e é um recurso de negociação importante para que você não coloque a sua operação e a experiência do seu cliente em risco. Sendo assim, é essencial avaliar dois pontos: a experiência de outros consumidores com o fornecedores e se há a preocupação com o Customer Success.
Experiência de clientes com a marca
Em sites de buscas, como o Google, você pode digitar o nome do fornecedor para encontrar mais detalhes sobre o negócio. Sites como o Reclame Aqui trazem um panorama de como é a experiência que os clientes têm com a marca desses fornecedores. É interessante, também, pedir referências para o próprio fornecedor de quais clientes foram atendidos por ele. Você pode promover um benchmarking para validar a procedência do serviço ofertado.
Customer Success consolidado
O Customer Success acontece quando uma marca atua com foco no cliente, trabalhando em parceria com ele para que os serviços e produtos ofertados possam ser aproveitados explorando todo o seu potencial. Veja se o fornecedor oferece um processo de onboarding e suporte ao cliente dentro da disponibilidade que a sua operação necessita.
É a partir da escolha correta das ferramentas de comunicação empresarial que você vai conseguir otimizar seus processos, bem como direcionar o seu negócio para um processo de internacionalização de maneira eficaz. Isso pode acontecer tanto por meio de um upgrade para a possibilidade de franquias quanto para a contratação de talentos espalhados pelo mundo, por meio do regime de home office.
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