ferramentas de comunicação empresarial

3 dicas de como escolher as ferramentas de comunicação empresarial!

As ferramentas de comunicação empresarial são essenciais para que o negócio tenha fluidez nos processos, executando rotinas cada vez menos burocratizadas, e alcance a alta performance. O motivo é simples: quando os processos acontecem de maneira fluida, há uma melhora na experiência do cliente. A tendência é que ele se torne um promotor do seu negócio, o que vai atrair novos consumidores.

Além do aumento do seu faturamento, o bom uso de ferramentas de comunicação empresarial também contribui para a redução de custos operacionais. Uma boa comunicação é capaz de reduzir os custos do negócio, ao diminuir o retrabalho por meio do alinhamento eficiente.

Continue a leitura e aprenda como escolher as ferramentas de comunicação empresarial!

1. Faça um diagnóstico do seu negócio

Para qualquer tomada de decisão, sempre há um impacto nos custos do negócio, seja de maneira direta ou indireta. Por isso, sempre que houver a necessidade dela, faça por meio de uma orientação por dados. Nunca decida algo “no escuro”. Assim, para que você consiga eleger quais as ferramentas de comunicação empresarial mais adequadas para o seu perfil organizacional, é fundamental ter um diagnóstico do seu negócio.

Análise SWOT

A análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats, ou Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é uma das técnicas de diagnóstico empresarial mais usadas no mundo corporativo. Com ela, você consegue identificar pontos cruciais para definir o que as ferramentas de comunicação empresarial devem ter para atender às necessidades da sua empresa.

Planejamento estratégico

É interessante que você faça esse estudo alinhado com as metas da sua empresa. Imagine realizar a contratação de um determinado de serviço e, daqui a alguns meses, ele já não atender mais às necessidades do seu negócio? Pense no crescimento da empresa, nos custos de contratação e manutenção, e no suporte que os fornecedores das ferramentas de comunicação empresarial podem garantir para atender às suas mudanças.

O planejamento estratégico é o documento em que a companhia formaliza todas as metas de curto, médio e longo prazo. Nele, são apresentados quais os recursos serão utilizados para atingir esses objetivos, detalhando os custos e o que cada departamento tem de implementar de ação para isso.

2. Verifique as funcionalidades da ferramenta

No nosso primeiro tópico, citamos o quanto a análise SWOT é primordial para escolher, dentre as ferramentas de comunicação empresarial, aquelas que atendem às demandas do seu negócio. A partir dela, você consegue definir quais são os recursos que não podem faltar na ferramenta.

Hoje, pensando em um cenário Pós-Covid-19, é importante que você garanta que as ferramentas tenham qualidades que podemos considerar indispensáveis: mobilidade, integração, segurança e controle. Nesse sentido, apresentamos para você funcionalidades que não podem faltar na hora de escolher as ferramentas de comunicação empresarial.

Computação em nuvem

A tecnologia de Cloud Computing (computação em nuvem) permite que os conceitos de mobilidade e segurança sejam colocados em prática. Por meio do armazenamento em nuvem, é possível compartilhar arquivos com todo o departamento, inclusive outras áreas do negócio, se assim desejar.

Além desse recurso, a computação em nuvem é a responsável pelo desenvolvimento de softwares que podem ser acessados sem que haja a necessidade de se instalar um app com licença no computador: basta ter acesso à internet, um usuário e senha. Essa funcionalidade é primordial se a sua empresa pretende manter profissionais no regime de trabalho remoto.

Integração com outros sistemas

Um dos grandes desafios no gerenciamento de projetos e processos é realizar a integração entre sistemas. Em qualquer modelo de negócio, movimentos para consolidar novos processos e procedimentos são naturais. No entanto, é comum que as ferramentas usadas no modelo anterior não permitam que o desenho ideal aconteça, sem que haja a necessidade de trocar de serviço.

Nesse sentido, é importante validar quais são as integrações que as ferramentas de comunicação empresarial podem oferecer para você. Quanto mais conexões a outras aplicações forem possíveis, maior é o poder de eficácia e a adaptabilidade desse recurso. Sempre pense que todo fluxo pode ser submetido a melhorias contínuas, e o ideal é que as ferramentas usadas atendam a essas transformações.

Geração de relatórios personalizados

A cultura data-driven é o que diferencia empresas de alta performance e crescimento exponencial daquelas que lutam para fechar as contas do mês. A análise de dados permite que o seu negócio atue de maneira preditiva, ou seja, identifique possíveis erros e tendências antes que eles aconteçam.

Por isso, na hora de escolher as ferramentas de comunicação empresarial, tenha certeza de que elas oferecem relatório de controle e performance. É por meio dessas informações que você vai conseguir desenvolver ações cada vez mais precisas e inteligentes para o crescimento sustentável da sua organização.

3. Pesquise a reputação do fornecedor

Um dos pontos cruciais na tomada de decisão ao escolher as ferramentas de comunicação empresarial é conhecer qual é a reputação do fornecedor no mercado. Isso faz parte de uma boa prática de gestão de compras e é um recurso de negociação importante para que você não coloque a sua operação e a experiência do seu cliente em risco. Sendo assim, é essencial avaliar dois pontos: a experiência de outros consumidores com o fornecedores e se há a preocupação com o Customer Success.

Experiência de clientes com a marca

Em sites de buscas, como o Google, você pode digitar o nome do fornecedor para encontrar mais detalhes sobre o negócio. Sites como o Reclame Aqui trazem um panorama de como é a experiência que os clientes têm com a marca desses fornecedores. É interessante, também, pedir referências para o próprio fornecedor de quais clientes foram atendidos por ele. Você pode promover um benchmarking para validar a procedência do serviço ofertado.

Customer Success consolidado

O Customer Success acontece quando uma marca atua com foco no cliente, trabalhando em parceria com ele para que os serviços e produtos ofertados possam ser aproveitados explorando todo o seu potencial. Veja se o fornecedor oferece um processo de onboarding e suporte ao cliente dentro da disponibilidade que a sua operação necessita.

É a partir da escolha correta das ferramentas de comunicação empresarial que você vai conseguir otimizar seus processos, bem como direcionar o seu negócio para um processo de internacionalização de maneira eficaz. Isso pode acontecer tanto por meio de um upgrade para a possibilidade de franquias quanto para a contratação de talentos espalhados pelo mundo, por meio do regime de home office.

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