Saiba o que avaliar antes de comprar uma central telefônica

Grande parte da tecnologia desenvolvida nos últimos anos está convergindo para um objetivo específico: ampliar o potencial de comunicação das organizações. Gestores, colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros precisam de informação precisa e instantânea para viabilizar operações e tomar decisões. Nesse cenário, as soluções em telefonia ganham um papel de destaque e comprar uma central telefônica com recursos digitais é uma ação estratégica.

A sua empresa sabe como avaliar uma central telefônica antes da aquisição? Entende quais são os recursos essenciais para garantir a mobilidade e a dianteira tecnológica em pleno século XXI? Sente que precisa de alguns critérios objetivos para analisar o custo-benefício das diferentes opções existentes no mercado?

Então, este post vai ajudá-lo. Vamos falar de alguns recursos e características essenciais para que o negócio conte com uma central telefônica capaz de suprir as suas demandas.

Segurança

No contexto das empresas, entende-se que a segurança da informação envolve três atributos:

• confidencialidade: somente pessoas realmente autorizadas têm acesso àquele conjunto de informações;
• integridade: manutenção das características originais da informação, mesmo após a manipulação;
• disponibilidade: pleno acesso das pessoas autorizadas à informação, a qualquer momento.

Portanto, quando um gestor está à procura de uma solução tecnológica — o que inclui a central telefônica — ele precisa garantir que os equipamentos adquiridos sejam capazes de colocar esses três atributos a serviço da organização.

Automação

Sabemos que toda empresa que quer crescer ou manter uma saúde financeira ideal precisa otimizar a alocação de seus recursos humanos. Com custos tão altos relacionados à folha de pagamento, é inviável empregar pessoas para realizarem tarefas mecânicas, repetitivas ou burocráticas.

Por isso, a central telefônica de uma empresa precisa estar alinhada a essa necessidade. Ela deve “conversar” com os sistemas e interagir diretamente com os usuários, fazendo com que a intervenção humana seja requerida apenas em último caso ou em situações completamente atípicas.

Então, alguns requisitos básicos dessa central são:

• permitir que a ligação externa seja feita diretamente para um determinado ramal, sem necessidade de transferência;
• localização de pessoa por meio de um broadcast transmitido por software ou alto-falante;
• recados de voz enviados por e-mail;
• gravação de chamadas sob demanda;
• atendimento automático para o cliente, que pode executar diversas ações apenas por meio do sistema e com feedback de voz, confirmando a sua opção.

Esses recursos são de grande importância. Eles permitem que o atendimento ao cliente seja simultâneo e ágil. Outra vantagem é a redução de custos, já que a empresa não depende de colaboradores para essas etapas do atendimento.

Redução de custos

A redução de custos é essencial para a saúde financeira de uma empresa, para tornar o seu produto ou serviço competitivo e, até mesmo, para a sua sobrevivência no mercado. Uma central telefônica é um dos investimentos que o negócio faz para tornar essa economia possível.

Além de permitir que todos os ramais façam ligações a partir de uma quantidade reduzida de linhas telefônicas — uma função já conhecida —, uma central moderna também transforma os celulares corporativos em extensões do aparato fixo.

Assim, o colaborador instala um aplicativo no celular corporativo e o transforma em ramal móvel. A partir desse momento, ele vai receber e fazer chamadas com seu aparelho usando a linha fixa da empresa. Isso representa um volume de gastos menor, já que as ligações de celulares são mais caras que as tarifas da telefonia fixa.

Outra opção que contribui para a economia é a possibilidade de estabelecer ramais pré-pagos, com uma limitação de gastos compatível com a demanda daquele setor. Esse recurso pode gerar uma grande diferença na conta telefônica.

Qualidade e estabilidade

Hoje em dia, é muito comum as empresas terem trabalhadores remotos. Esse deslocamento pode ser habitual, como o de um instalador que passa todos os dias atendendo às necessidades de clientes, ou pontual, como a de um diretor que participa de uma reunião externa.

Com a chegada dos celulares, muitas empresas encontraram uma possibilidade de se comunicar imediatamente com esses colaboradores remotos. No entanto, por questões relacionadas à qualidade, elas, muitas vezes, se veem em problemas.

É bastante comum que, mesmo portando um aparelho celular, o colaborador fique inacessível. Infelizmente, o serviço não é estável em nosso país. Assim, na hora que a empresa mais precisa falar com o profissional, essa comunicação é impossibilitada por falta de sinal.

Com o recurso de ramal móvel, a central telefônica acaba com esse problema. O colaborador consegue fazer e receber chamadas internas e externas a partir do PABX da empresa, como se estivesse em sua própria sala.

Assim, o funcionário remoto recebe normalmente ligações para o seu ramal, mesmo que em sua localização atual não tenha acesso a Wi-Fi ou 4G. Não há qualquer queda da qualidade da comunicação, nem transtornos devido à impossibilidade de contato.

Versatilidade

Assim como os aparelhos tecnológicos que conhecemos, as centrais telefônicas também evoluíram ao longo do tempo. Hoje é possível comprar equipamentos capazes de reunir uma série de funções que podem ser úteis para a empresa.

Um exemplo é a possibilidade de gravar chamadas. Essa funcionalidade é importante em diversas situações, especialmente quando a sua equipe interage com o cliente e recebe requisições que podem dar margem a problemas e processos futuros.

Outra funcionalidade interessante é o controle da portaria, que é muito útil para empresas com equipes enxutas e, até mesmo, para quem trabalha em home office. Ao conectar o PABX ao porteiro eletrônico, esse atendimento e permissão para entrada pode ser feito por qualquer ramal, inclusive pelo celular.

Potencial de expansão

Toda empresa quer crescer, e não perder lugar no mercado. A busca de soluções em telefonia precisa levar essa meta em consideração. Portanto, é importante adquirir uma central telefônica com potencial de expansão, flexível tanto no aspecto quantitativo (número de troncos e ramais) quanto qualitativo (funcionalidades, recursos e soluções de software).

Capilaridade

A capilaridade refere-se à abrangência de atendimento de uma rede de telecomunicações, bem como à sua capacidade de estar presente em localidades geográficas mais distantes. Para atender bem a uma organização, ela deve ter um alto grau de disseminação, o que significa que ela funcionará, até mesmo, em áreas relativamente isoladas ou menos povoadas.

Suporte a setores

Além das atividades comuns, algumas empresas têm setores que demandam soluções de telefonia mais sofisticadas. É o caso dos Call Centers ou Help Desks, que necessitam não só da disponibilidade das linhas, mas de sistemas específicos para a organização do fluxo de trabalho.

Nesses casos, é indispensável que a central telefônica adquirida seja capaz de interagir com o sistema desse setor. Essa integração é essencial para garantir a produtividade desse departamento e o bom atendimento aos usuários.

Vale lembrar que não existe “a melhor solução do mercado”. É importante que a empresa entre em contato com especialistas e busque assessoria para fazer a sua escolha. A central telefônica mais adequada para um negócio depende de suas atividades. Portanto, o ideal é buscar uma empresa capaz de oferecer diferentes opções, de acordo com as suas necessidades.

Descobriu o que a sua empresa precisa avaliar ao comprar uma central telefônica e quais são os recursos que não podem faltar? Quer conhecer equipamentos com essa qualidade e com as funcionalidades perfeitas para facilitar a comunicação entre os seus colaboradores, clientes e parceiros?

Então, não perca tempo! Converse agora mesmo com os especialistas da Leucotron e conheça as melhores opções em telefonia para o seu negócio! Aguardamos o seu contato!