Conheça as melhores práticas na gestão de um escritório de advocacia

Apesar de todas as particularidades da prática da advocacia, não podemos esquecer que o escritório continua sendo um negócio.

Se antes os escritórios se baseavam somente na gestão do contencioso e do conteúdo jurídico, hoje eles devem também administrar um ambiente organizacional e gerar o lucro necessário para que os sócios possam se sustentar financeiramente.

É verdade que, nesse ramo, existem certos obstáculos para conseguir novos clientes. Portanto, a solução para obter maior lucratividade está em atender melhor os clientes que já tem e, ainda, aumentar a produtividade.

Para isso, o segredo é apostar na melhoria das práticas internas, especialmente na gestão de um escritório. Medidas como melhorias na recepção de escritório de advocacia e adoção de ferramentas de inovação podem transformar os resultados positivamente.

E o exercício da advocacia prescinde de uma exímia organização para conseguir atender os clientes dentro do que os prazos, cargas de autos e trâmites exigem.

Neste texto você verá quais são as medidas que podem ser incorporadas em um escritório de advocacia e garantir a satisfação dos clientes pela agilidade e eficiência do serviço oferecido.

Confira agora algumas maneiras de aprimorar a gestão de um escritório de advocacia!

Terceirização da contabilidade

Antigamente os próprios escritórios de advocacia faziam a sua própria contabilidade, realizando internamente todos os processos relativos ao setor financeiro.

Porém, com a determinação da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) que a prática autônoma fosse revista, muitos profissionais resolveram formalizar sua atuação montando novos escritórios.

Com essa mudança, houve um significativo crescimento no número de escritórios de advocacia e consequentemente na procura por serviços que ancoram as suas práticas.

A procura por uma administração financeira tornou-se primordial para o bom andamento dos processos, por transferir a um profissional especializado a função do equilíbrio financeiro.

A contabilidade terceirizada executa, em primeiro lugar, a organização das finanças, que fica muitas vezes prejudicada pela correria do dia a dia, quando apenas um pequeno erro é passível de gerar uma grande falha no orçamento.

Com uma contabilidade externa, todos os impostos, assim como os custos fixos e variáveis próprios dessa área de atuação, são prontamente monitorados e deixam a gestão do escritório e os advogados mais tranquilos.

A procura pelo serviço contábil tem ainda como objetivo aumentar a lucratividade do escritório. Com profissionais focados no setor financeiro da organização, é possível erradicar o desperdício de recursos e potencializar os ganhos, gerando um lucro maior para os sócios.

Automação dos processos

Para o ambiente organizacional, investir em práticas como a implementação de ferramentas úteis para o andamento das atividades de rotina são fundamentais. Em um escritório de advocacia, o mais importante é a representação dos clientes — esse deve ser o principal foco do trabalho.

Por esse motivo, todos os instrumentos que podem modernizar as funções realizadas pelos profissionais ampliam o tempo de atendimento e melhoram as atividades. Os equipamentos e softwares designados para documentos, telefonias, contratos etc. liberam os colaboradores de funções básicas, adiantando o fluxo de trabalho.

O gestor deve identificar as tarefas dentro do escritório que podem ser automatizadas. Analisando as demandas das equipes internas e da recepção do escritório, pode ser traçado um plano de modernização das tarefas por meio de ferramentas e programas específicos.

Algumas das funções que podem ser automatizadas no escritório de advocacia são:

• tarefas de gestão;
• digitalização de documentos;
• serviços de telefonias como call center, SAC e ramais;
• plataformas de comunicação;
• administração financeira;
• ações de marketing.

A automação auxilia o monitoramento dos prazos vigentes, a organização de documentos, melhorando ainda a comunicação e contribuindo para a setorização no escritório.

Softwares para escritório de advocacia

Dentro do processo de modernização do escritório, a utilização de softwares desenvolvidos especificamente para a área da advocacia torna a transformação digital mais fluída e aplica com mais eficiência as medidas de gestão. Veja nos próximos tópicos como funcionam os programas para cada setor do escritório.

Gestão de escritório jurídico

Os modelos disponíveis levam em conta questões éticas e programáticas do Direito, circulando documentos, contratos e petições com sigilo. Adotando processos com responsabilidade jurídica, os programas de gestão não transferem funções, mas organizam e sistematizam a administração.

É possível elaborar um planejamento para colaboradores por tarefas participativas ou seguindo uma hierarquia mais tradicional. O software centraliza as informações, conectando cronogramas, prazos e pareceres.

Alguns modelos ainda podem ser integrados a outras ferramentas, como programas de marketing e plataformas de comunicação.

Marketing jurídico

Assim como em qualquer outra área, o marketing jurídico deve se ater a algumas regulamentações, como as determinações do Código de Ética e Disciplina da OAB. As ações de divulgação são permitidas principalmente para eventos relacionados ao Direito, como forma de promover os serviços do escritório.

A internet possibilitou que os escritórios divulgassem seu trabalho a partir de conteúdos relevantes postados em blogs e nas redes sociais. Vinculando a missão do escritório com a produção de tópicos interessantes, pode atrair tanto clientes quanto colaboradores.

Para desenvolver os textos, é preciso estudar os termos apropriados e evitar os informais.

Fotografias de escritórios também não são permitidas, assim como a inserção de preço nas peças de divulgação.

Tarefas jurídicas

Outros modelos são utilizados para organizar as demandas internas e melhorar o atendimento dos clientes. É o caso de programas que armazenam dados de todas as informações a respeito dos processos jurídicos, fornecendo relatórios e dados estatísticos quando necessário.

Entre as funções dos softwares voltados para as tarefas do escritório de advocacia estão:

• consulta da agenda de colaboradores;
• acompanhamento de processos judiciais;
• cadastro de clientes;
• anexação de documentos e correlatos;
• monitoramento de honorários;
• movimentações de contratos;
• documentos anexos;
• integração com e-mail e aplicativos de comunicação.

Além de oferecer essa série de funcionalidades jurídicas, os programas permitem diminuir as necessidades físicas do escritório, podendo ter um menor número de arquivos, computadores etc. O programa eleva a produtividade trazendo, ao mesmo tempo, segurança e controle para a gestão.

Organização do espaço físico

Muitos escritórios de advocacia não levam em consideração o impacto que a organização do espaço exerce sobre a produtividade. Você não pode fazer parte desse grupo. Em vez disso, procure maneiras de posicionar cada elemento do escritório de maneira a facilitar o trabalho. Veja algumas questões que você precisa considerar:

• a escolha do melhor lugar para colocar itens que são estratégicos, aqueles usados frequentemente para o trabalho, como impressoras compartilhadas. Eles devem estar facilmente acessíveis a todos os advogados;
• a decisão entre afastar ou aproximar as mesas de trabalho. Você deve saber se quer promover um ambiente mais colaborativo ou se a sua equipe trabalha melhor quando está livre de qualquer distração;
• a instalação de televisores na recepção. Por um lado, é uma maneira de garantir mais conforto ao cliente que aguarda atendimento. Por outro, pode se tornar um elemento que distrai e atrapalha o fluxo de trabalho da equipe;
• a iluminação, a mesa de café, a decoração, e outros aspectos que visam tornar o ambiente mais agradável para os advogados.

Pode parecer uma mudança simples, mas exige que você entenda muito bem a dinâmica do seu escritório! A boa notícia é que você pode experimentar com a organização do espaço físico, até encontrar a combinação que traz melhores resultados.

Adoção do uso de documentos digitais

É muito difícil falar em documentos digitais no mundo da advocacia que, durante muitos anos, apoiou-se totalmente em processos impressos. Até hoje, existem muitas etapas do trabalho de um advogado que exigem o papel.

Mas essa realidade está mudando, e é o momento certo para modernizar a gestão de um escritório de advocacia, adotando uma alternativa que é bem mais simples e econômica: os arquivos digitais.

Arquivos digitais são mais seguros e duram muito mais tempo, já que são imunes aos efeitos do tempo e das condições do ambiente. Eles não ocupam qualquer espaço na sua sala, nem mesmo no seu computador, pois podem ser armazenados em nuvem (a um custo muito baixo, aliás).

Para completar, eles podem ser facilmente compartilhados com a equipe. Se você tem dois ou três advogados trabalhando em um mesmo caso, eles podem elaborar juntos as peças processuais usando um processador de texto colaborativo, como o Google Docs. É o fim do vaivém de e-mails e malotes!

Utilização de ferramentas de telefonia

O barulho do telefone tocando o dia todo sempre atormentou os advogados durante seu trabalho — que exige extrema concentração. Mas isso pode ser facilmente resolvido por meio de ferramentas de telefonia, que ajudam a reduzir o número de atendimentos telefônicos, agilizar a duração das chamadas e organizar o direcionamento dos clientes.

Existem várias soluções que você pode implementar em seu escritório. Que tal conhecer algumas delas?

Central telefônica

A central telefônica permite que cada colaborador tenha o próprio ramal e atenda somente as ligações que forem realmente direcionadas a ele. Assim, sua equipe pode se manter concentrada, com menos distrações durante o horário de trabalho.

Redirecionador de ligações

Esta é uma solução que permite que o cliente seja transferido diretamente para o advogado. Dessa forma, é possível agilizar o atendimento, já que o cliente não terá que ser atendido pela recepção e aguardar o redirecionamento da ligação. Ponto positivo para a satisfação!

Tarifador de ligações

O tarifador de ligações permite analisar, de forma precisa, os gastos com ligações telefônicas. Assim, é possível tomar atitudes para otimizar o uso dos telefones no escritório. Você pode conscientizar seus funcionários para que evitem abusos no uso dos recursos de telefonia ou até rever o cálculo dos honorários para absorver esses gastos.

Terminal virtual eletrônico

O terminal virtual eletrônico permite que os advogados estejam conectados com o sistema telefônico do escritório mesmo quando estão realizando diligências na rua. Dessa maneira, o fato de um advogado estar no fórum ou no tribunal não vai atrasar o fluxo de trabalho dos demais, tampouco deixar o cliente sem atendimento.

Gravadores telefônicos

Os gravadores telefônicos permitem registrar as conversas e, assim, respaldar o escritório em relação às informações transmitidas aos seus clientes. Com essa solução, você não tem que se preocupar com vazamento de informações ou com aquele eventual mal-entendido que pode se virar contra o advogado.

Além das soluções apresentadas, também é possível elaborar projetos para ferramentas de telefonia de acordo com suas necessidades específicas.

Substituição dos computadores

Sempre que um computador quebra, ele prejudica a produtividade do advogado que depende daquela máquina. Nem vamos falar sobre os problemas piores, como atrasos na entrega de documentos ou perda de arquivos que estavam salvos no disco rígido.

Para evitar que isso aconteça, os computadores do escritório precisam ser substituídos periodicamente. Uma máquina comum não dura mais do que três anos em perfeitas condições, a menos que passe por manutenções periódicas e seja extremamente bem-cuidada.

Tenha em mente que não vale a pena economizar nos computadores, ou você pode acabar pagando bem mais caro depois.

Criação de estratégias motivacionais

Ferramentas tecnológicas têm o poder de revolucionar a maneira como uma empresa funciona. Mas nem sempre a melhoria na gestão de um escritório de advocacia exige o investimento em alguma novidade high tech; às vezes, é preciso olhar mais para o lado humano.

O exercício do Direito é uma das áreas de atuação mais estressantes que existem. Se não houver uma maneira de contrabalancear o desgaste causado pelo trabalho, os seus colaboradores eventualmente podem apresentar queda na produtividade, cometer erros na execução de atividades importantes ou até abandonar o emprego.

Para evitar que isso aconteça, você deve criar estratégias motivacionais que ajudem a manter o engajamento de cada membro do escritório de advocacia, inclusive funcionários como secretárias, estagiários e office-boys. Veja alguns exemplos que trazem ótimos resultados:

• criar planos de carreira para cada função;
• estabelecer metas e acompanhar o progresso individual, desenvolvendo formas de reconhecimento para aqueles que apresentam melhor desempenho;
• oferecer benefícios compatíveis com o perfil e as expectativas da sua equipe;
• organizar eventos de integração, como confraternizações e excursões;
• promover pausas durante a jornada de trabalho.

Por meio de ações focadas no seu colaborador, você garante que a equipe estará em condições de desenvolver um serviço melhor para o cliente. Isso garante satisfação que, por sua vez, é essencial para uma divulgação boca em boca saudável.

Cálculo ROI a cada medida

ROI é um termo em inglês que significa “Return Over Investment”, ou em tradução livre “retorno sobre investimento”. Essa fórmula indica quanto dinheiro a empresa pode estar ganhando ou perdendo a cada investimento que realiza.

O ROI é muito usado em escritórios e empresas que lidam com tecnologia, podendo identificar o que é um bom investimento para o negócio naquele momento. O índice tem uma fórmula fixa, mas também pode ser feita por calculadoras na rede.

Quanto maior for o ROI, melhor será para o escritório alcançar a lucratividade pretendida. O cálculo frequente do índice permite um melhor planejamento. Além disso, os ajustes, quando necessários, são realizados com maior controle.

Melhorar a recepção de escritório de advocacia e implementar ferramentas de inovação são investimentos com altas chances de retorno para seu negócio. Conhecer as melhores práticas de gestão de um escritório de advocacia ajuda a desenvolver ações de grande impacto. Aprofunde mais os seus conhecimentos baixando agora o ebook completo sobre o aumento da produtividade corporativa!