Tecnologia no Direito: veja a importância em um setor tão burocrático

A advocacia é um dos caminhos profissionais mais tradicionais que existem. Não à toa, até hoje, os pais sonham em ver seu filho ou sua filha estudando Direito e tornando-se um advogado bem-sucedido.

Mas a tradição dessa profissão vai bem além do seu reconhecimento diante da sociedade, e chega às próprias práticas e rotinas do trabalho. Em outras palavras, é uma área que se modernizou pouco, em vários sentidos. Um exemplo? Até hoje, os advogados produzem, manuseiam e arquivam pilhas e pilhas de papel — apesar de existirem alternativas muito mais eficientes.

Essa falta de modernização está diretamente relacionada ao nível de burocracia e, também, é claro, à menor agilidade que os advogados e seus clientes enfrentam no andamento dos processos. A melhor maneira de combater esses problemas, portanto, é implementando tecnologia no Direito.

Nesse post, você vai conhecer algumas ferramentas essenciais que você precisa adotar em seu escritório de advocacia, e entender como elas serão úteis para reduzir a burocracia e agilizar o seu trabalho, bem como todo o sistema de Justiça.

Soluções em telefonia

Quando falamos em soluções de telefonia, estamos generalizando um pouco, porque existe uma grande diversidade de ferramentas que estão incluídas nessa categoria.

Você provavelmente já está familiarizado com o PABX e com a implementação de ramais no escritório. Mas que tal combinar essa tecnologia com o poder da internet, permitindo que aparelhos móveis também sejam conectados à rede interna de telefones, por meio de seus números de IP? Desta maneira, mesmo os advogados que estão “em campo” ainda podem atender ligações recebidas no escritório.

E quanto à possibilidade de gravar as comunicações? Como os escritórios de advocacia frequentemente lidam com informações que devem ser tratadas com sigilo, tanto por razões éticas quanto para o bem do processo, essa é uma forma de controlar qualquer possível vazamento.

Além disso, ainda garante respaldo aos advogados no sentido de evitar o famoso “diz que diz”: o cliente diz que você falou algo, mas não foi bem assim. Resumindo: com as conversas registradas, muitas dores de cabeça podem ser evitadas.

Ferramentas para conferências virtuais

Reuniões com clientes são necessárias ao longo dos processos. Mas elas não precisam mais ser feitas presencialmente; basta utilizar uma boa ferramenta para conferências virtuais. Assim, vocês podem conversar e até ver um ao outro, mas sem a necessidade de deslocamento. Essa é uma tecnologia no Direito que permite economizar tempo e dinheiro; portanto, afeta a produtividade e os lucros.

Vale a pena mencionar que algumas soluções em telefonia já incluem, também, ferramentas para conferências virtuais. A dica, portanto, é escolher uma empresa fornecedora de serviços que ofereça alternativas de alta qualidade. Assim, você pode resolver vários problemas com a implementação de uma única mudança em seu escritório.

Arquivos digitais e armazenamento em nuvem

Já falamos, lá no começo, sobre a problemática do papel. Você, certamente, vivencia esse dilema todos os dias. Será que vale mesmo a pena migrar para arquivos digitais? Qual é o risco envolvido?

Bem, lembre-se de que até mesmo os Tribunais de Justiça já estão fazendo a migração para processos digitais. Por que os advogados não poderiam aderir também? Além disso, existem muitas vantagens que justificam o trabalho necessário para essa mudança.

Guia completo para otimizar a comunicação em escritório de advocacia

Em primeiro lugar, arquivos digitais são mais seguros; eles podem ser salvos com uma senha, para que somente pessoas autorizadas tenham acesso. Em segundo lugar, eles são mais duráveis, pois não estão sujeitos à ação do tempo e de agentes externos, como luminosidade e umidade. Finalmente, em terceiro lugar, não ocupam nenhum espaço físico e são muito mais fáceis de localizar, quando necessário.

Se você estiver preocupado com o espaço que os arquivos digitais vão ocupar nos computadores do escritório, calma! Existe ainda outra tecnologia no Direito que você pode implementar para formar a combinação ideal. Trata-se do armazenamento em nuvem.

Com ele, é possível salvar seus arquivos em um servidor virtual. Isso significa que eles ficam na internet, e você pode acessá-los e modificá-los por meio de vários aparelhos. Mesmo que o seu computador tenha algum problema, todos os documentos continuam guardados e seguros.

O armazenamento em nuvem não consome o disco rígido do seu PC, e você pode comprar quanto espaço quiser. Fique tranquilo; os preços são acessíveis!

Assinatura eletrônica

Sempre que um advogado pensa em abandonar o papel, ele esbarra em um obstáculo. E na hora de assinar documentos? Felizmente, já é possível assinar arquivos digitais sem ter que imprimir nada.

Muitos programas de leitura e edição de PDFs (o formato mais comum e seguro para arquivos não-editáveis) incluem um recurso de assinatura eletrônica. Essa assinatura é autenticada digitalmente, o que significa que ela serve para identificar o signatário sem risco de fraudes.

Softwares de gestão de projetos

A grande vantagem dos softwares de gestão de projetos é que eles permitem acompanhar as etapas de algo que está em andamento. Isso é muito útil para os escritórios de advocacia, já que, no mundo jurídico, os prazos devem ser respeitados à risca. Portanto, adotar essa ferramenta é uma boa forma de controlar o andamento de um processo dentro dos prazos de cada etapa.

Existe ainda mais um bom motivo para adotar softwares de gestão de projetos em seu escritório, especialmente se trabalha em casos maiores, nos quais atuam dois ou mais advogados. É que eles permitem que várias pessoas dividam tarefas entre si, e todos poderão acompanhar o andamento do trabalho dos colegas.

Assim, você evita problemas causados por falhas de comunicação interna. Imagine que o Advogado A acha que o Advogado B ia preparar uma certa peça processual; e B, por sua vez, acha que A já estava trabalhando isso. No final, ninguém prepara a peça. O resultado é muita correria e estresse desnecessário para ambos.

Com o software implementado, logo no começo do processo, basta atribuir as tarefas a A e B, determinando os prazos para completar cada uma delas. Assim, não há confusão e todos sabem quais são as suas respectivas responsabilidades.

A tecnologia no Direito é uma grande aliada. Ela pode alavancar seu escritório de advocacia, garantindo melhores resultados, além de ajudar a tornar o andamento da Justiça em nosso país um pouco menos moroso.

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