15 ferramentas essenciais para realizar o trabalho home office

O trabalho home office é uma tendência global. As justificativas para isso envolvem a diminuição de custos, o estímulo à mobilidade e o aumento de produtividade. Isso estimula melhores resultados para a empresa e um aumento na satisfação dos colaboradores, principalmente com a utilização de ferramentas home office eficientes.

Fica evidente que essa é uma modalidade que vale a pena adotar. Com o cenário atual, impactado pelo COVID-19 no mundo inteiro, o trabalho remoto acabou se tornando uma rota de fuga para que as empresas continuem produzindo mesmo na pandemia. Porém, para que os benefícios sejam conquistados, é preciso utilizar alguns recursos fundamentais.

A seguir, você conferirá 15 tipos e exemplos de ferramentas home office essenciais para que a sua empresa conquiste a alta performance. Se você quer descobrir quais são elas, continue a leitura deste artigo! Então, vamos lá?

O trabalho home office

O levantamento Home Office Brasil 2020, feito pela Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Sobratt), demonstrou que o trabalho remoto (home office e teletrabalho) já chega a 98% das empresas. Especificamente, 52% adotam a prática de maneira esporádica, em estado de emergência ou situações de calamidade pública, e 46% a implementam de maneira estruturada.

Todavia, é importante se atentar para a definição do processo de home office. O conceito engloba uma gestão baseada em resultados, por meio de trabalho remoto em vez da presença física propriamente dita.

Essa modalidade de trabalho está sendo cada vez mais adotada pelas empresas por todos os benefícios que traz, além de permitir o trabalho para diversos segmentos em uma situação adversa. Por exemplo, na pandemia de coronavírus.

Segundo a citada pesquisa Home Office Brasil 2020, as principais vantagens constatadas a partir dessa flexibilização para empresas que adotam a prática em situações adversas (calamidade pública ou estado de emergência) são:

• diminuição do custo de manutenção do prédio (57%);
• aumento da produtividade (56%);
• menor absenteísmo (31%).

Para implementar o trabalho remoto, é necessário que seja feita uma mudança na cultura organizacional. A empresa deve estar adaptada a esse novo cenário e fazer uma boa gestão das atividades e dos aspectos tecnológicos, bem como da infraestrutura. Para que isso seja possível, ela precisa alinhar as expectativas com seus colaboradores. É primordial treinar as lideranças para que possam replicar as boas práticas de home office com os funcionários.

Importância das ferramentas home office

As ferramentas home office são essenciais para quem precisa trabalhar remotamente, afinal, elas permitem organizar fluxos de trabalho de maneira virtual e manter a comunicação entre colaboradores, fornecedores, clientes etc. Além disso, elas possibilitam:

• aumentar a produtividade;
• controlar os processos;
• economizar tempo;
• diminuir gastos com espaço físico, por parte da empresa;
• fomentar uma melhora na qualidade de vida dos funcionários;
• incluir mais PCDs;
• contribuir para a redução de poluição, afinal, os funcionários não precisam se deslocar com veículos até a sede da empresa;
• reduzir o estresse dos funcionários que precisam enfrentar engarrafamentos, longos períodos no transporte público lotado e outros desafios durante o deslocamento até a empresa e, depois do expediente, de volta a seus lares.

Melhores ferramentas para home office

Pode parecer um sonho fazer o trabalho home office, mas, para que ele seja produtivo, é essencial colocar em ação algumas estratégias na sua rotina. Para ajudar você, listamos a seguir 15 ferramentas úteis para o trabalho em home office. Confira!

1. Slack

É um programa de comunicação para times que fornece suporte a distintos canais. Trata-se de uma boa alternativa para quem tem funcionários em home office ou em várias unidades distintas da organização.

Pode ser usado para conversas privadas, e se integra a outros serviços, que podem ser externos ou internos. Um exemplo é a associação ao Trello, que veremos a seguir. Assim, você pode receber notificações dos cartões nos quais for marcado ou de atividades com prazo de expiração curto.

O resultado é uma comunicação rápida e eficiente entre os integrantes da equipe, sendo que as atualizações ficam anotadas no sistema. Assim, não há perda de informações, na versão paga.

2. Trello

É um dos programas mais recomendados para otimizar a produtividade, porque é de fácil manuseio e conta com um bom apelo visual. O intuito é registrar todas as atividades, independentemente de elas já se encontrarem em andamento ou estarem finalizadas. Ele funciona no método Kanban, sendo um grande aliado para garantir a produtividade no dia a dia.

A vantagem do Trello é poder criar quantos cartões você quiser, ou seja, pode haver diferentes tarefas inseridas no software. Ainda, podem ser criadas diversas etapas para a execução das atividades, o que favorece a visualização de como estão sendo realizados os serviços. Além disso, é possível inserir comentários nas tarefas, o que proporciona um ganho na fluidez da comunicação, já que as informações ficam centralizadas.

Por exemplo: um hotel que use o Trello pode especificar a limpeza dos quartos X, Y e Z, a necessidade de adquirir determinados itens para o estoque e o pagamento de colaboradores. Quando o responsável começar a efetuar uma dessas tarefas, muda o cartão para “em andamento”, e assim que finalizar o processo altera para “feito”.

3. Leuco

Esse é um ramal móvel que possibilita utilizar o celular como telefone IP ou ramal PABX para se conectar em qualquer local onde você se encontre. Você pode receber ou realizar chamadas por meio do aplicativo, disponível inicialmente para Android.

A vantagem é que não há necessidade de ter uma internet de alta velocidade para usar o sistema. Assim, você consegue obter os benefícios com economia e produtividade para o seu negócio. Nesse caso, é possível sair do escritório e ainda assim entrar em contato com os colaboradores ou atender ligações. O resultado é a solução mais rápida dos problemas do seu negócio.

4. Dropbox, Google Drive e OneDrive

Os três softwares funcionam com o conceito de computação em nuvem (cloud computing) para o armazenamento de imagens, documentos, vídeos e outros tipos de arquivos. Por meio de credenciais de acesso, como login e senha, é possível salvar diferentes conteúdos nesses sistemas. Além disso, há a possibilidade de compartilhar os seus arquivos com uma ou mais pessoas.

A segurança nesses sistemas é elevada, porque os arquivos são criptografados. Outra vantagem é a atualização automática dos documentos.

No caso do Google Drive, é possível usar as ferramentas do Google G Suite, que funciona de modo similar aos softwares do Microsoft Office, com a diferença de ser totalmente online. Dessa forma, quando um colaborador atualiza o arquivo, você consegue verificar as modificações em tempo real, o que permite que todos fiquem informados. Além disso, é possível rastrear as modificações e seus autores, o que otimiza o trabalho de equipe e a segurança.

Por sua vez, o OneDrive conta com os aplicativos online do Microsoft 365, especialmente versões conhecidas dos programas que compõem o pacote Microsoft Office. Por exemplo, o Word, o Excel, o Power Point, entre outros. Portanto, terá recursos semelhantes aos oferecidos pelo Google G Suite, porém com maior integração a ferramentas de escritório muito utilizadas no sistema operacional Windows.

5. Skype

O Skype foi por muito tempo o mais famoso software para videoconferências e continua sendo uma boa opção. Portanto, também é uma boa ferramenta para quem está em home office.

Nele, é possível realizar reuniões em áudio ou vídeo, mandar e receber mensagens, enviar arquivos, entre outras funcionalidades. Além disso, é possível integrar essa ferramenta com um ramal.

Uma funcionalidade bem útil do Skype é o compartilhamento de tela, que permite a todos os envolvidos na videoconferência visualizar a tela de um dos dispositivos.

6. The Pomodoro Tracker

Quem trabalha em home office com certeza, em algum momento, vai enfrentar dificuldade para gerenciar o tempo, principalmente no início. Quando ocorre uma quebra de rotina ao trocar o trabalho tradicional pelo home office, não nos acostumamos de imediato. Por estarmos em casa, muitas vezes somos interrompidos por familiares, em especial pelos nossos filhos, e o foco da atenção acaba sendo desviado.

Se você estiver nessa situação, uma dica é aplicar a técnica pomodoro na sua rotina. Você sabe como funciona? Ela foi inventada pelo italiano Francesco Cirillo, na década de 1980. Na época, ele era apenas um estudante que precisava ter mais produtividade para dar conta das tarefas.

A técnica pomodoro funciona da seguinte forma: usa-se um cronômetro para controlar a execução das tarefas, que devem ser dividas em blocos de 25 minutos. Isso não significa que você tem 25 minutos para fazer, mas sim que a cada 25 minutos precisa fazer um repouso de 5 minutos. Assim que acabar esse tempo, retorne imediatamente para a tarefa. Quando esse ciclo for feito 4 vezes, o tempo de pausa é maior: 25 minutos.

Para ajudar você a fazer essa técnica no seu home office, conte com o The Promodoro Tracker. Trata-se de um cronômetro online que permite que você realize suas tarefas conforme a técnica pomodoro. Com a prática, além de separar melhor o seu tempo durante o dia, a técnica pomodoro vai ajudar você a executar as tarefas com mais agilidade. Isso ocorre porque a sua concentração é potencializada.

7. Hangouts Meet

O Hangouts Meet é uma aplicação da Google que funciona como uma plataforma de mensagens organizada em torno de grupos. Dessa forma, a ferramenta é ideal para os gestores, por exemplo, fazerem uma reunião remota com seus colaboradores e alinhar processos. O Hangouts Meet tem algumas funcionalidades bem semelhantes às do Skype.

O diferencial é que o aplicativo pode ser atrelado aos diversos recursos disponibilizados pelo G Suite, um serviço que permite que vários produtos Google sejam personalizados conforme as preferências do usuário. Sabemos que a Google é referência em inovação, não é verdade? O Hangouts Meet conta com um bot que é integrado ao Google Agenda, ou seja, que permite automatizar a tarefa de agendamento, trazendo assim um ganho de produtividade.

8. Sistema para Call Center Leucotron

O Call Center Leucotron é uma plataforma desenvolvida para otimizar a sua estratégia de vendas e atendimento ao cliente. A solução está preparada para o home office, proporcionando mobilidade aos agentes e permitindo ao gestor acompanhar em tempo real o desempenho da equipe.

Possui diversos recursos para alavancar os seus resultados, otimizar a experiência do seu cliente e auxiliar a gestão com as tomadas de decisões baseadas em dados.

9. CamScanner

Como estamos mais acostumados a trabalhar fora de casa, contando com os recursos tecnológicos que a empresa fornece, hoje em dia é difícil ter impressora ou scanner em casa. E quando o home office demanda que um arquivo seja digitalizado, como fica a situação?

É muito comum tirar fotos de documentos e fazer o envio por e-mail. Porém, com esse método as fotos não ficam tão adequadas para fins profissionais. Por isso, para evitar esse problema, você pode instalar o app CamScanner no seu smartphone, que escaneia fotos e documentos. O mais interesse dessa ferramenta é que ela permite salvar em PDF os arquivos.

10. Microsoft Teams

O Microsoft Teams é um recurso disponibilizado pela Microsoft, que também funciona para a conversa entre funcionários. Ele é totalmente integrado com os aplicativos Office, e pode ser usado tanto na sua versão desktop como pelo smartphone. O acesso às informações é seguro, e o aplicativo pode ser acessado em qualquer lugar. Um ponto de extrema relevância, principalmente para os gestores, é que essa ferramenta pode ser usada para realizar treinamentos com o time.

Assim, é possível fazer a gestão à distância, alinhando os processos e estimulando o desenvolvimento do quadro de colaboradores. É possível criar salas online, compartilhar arquivos e acompanhar os funcionários, com a segurança proporcionada pela tecnologia de cloud computing.

11. PABX em Nuvem

A Leucotron é referência em inovação e, além do sistema para Call Center, oferece outras soluções para garantir que os seus processos tenham a alta performance desejada, seja no espaço da empresa ou no regime home office.

Um dos recursos é o PABX em Nuvem: uma solução de telefonia IP integrada, que permite interligar matriz e filiais ou matriz e home office.

A ferramenta conta com vários recursos essenciais para a sua operação, dentre os quais se destacam a sua configuração via web, o atendimento automático e o alto potencial de expansão.

12. Jobecam

O Jobecam é uma ferramenta voltada para o processo de contratação. O seu diferencial é que, por meio de vídeo, possibilita entrevistar profissionais às cegas para que os gestores se foquem mais no desempenho dos candidatos e nem tanto em suas aparências.

13. Artia

O Artia é um software de gerenciamento de projetos, tarefas e equipes. Reúne dezenas de funcionalidades internas, como cronograma de projeto, apontamento de horas, kanban de tarefas etc. Além disso, há vários indicadores que otimizam o monitoramento de projetos.

14. WeTransfer

O WeTransfer é um serviço online que permite transferir arquivos, especialmente aqueles mais pesados, de até 2GB em sua versão free. Em sua versão Pro, dá para enviar até 200 GB de uma vez. Também oferece uma pasta de arquivos de até 1 TB.

Isso torna essa solução muito útil para setores que trabalham com programas e arquivos muito pesados, como na área de design digital, edição de vídeos, programação etc. Portanto, ao enviar seu conteúdo para outro profissional, não precisa ficar dividindo ou compactando os arquivos.

15. Harvest

O Harvest é um software de rastreamento de tempo. Contém recursos para agendamento, controle de tempo, gestão de equipe etc. Também vem com funcionalidades que ajudam na gestão de finanças, como rastreamento de despesas. Basicamente, é um software para quem quer gerenciar melhor as horas produtivas do seu dia.

Como tornar o home office mais produtivo

A utilização de ferramentas home office é importante para o trabalho remoto, mas só elas não garantem um bom desempenho. Para melhor aproveitá-las e tornar a sua atividade profissional mais produtiva, veja algumas dicas:

• desenvolva uma rotina de trabalho delimitada para não se descuidar de outros aspectos da sua vida pessoal;
• estabeleça horários para acessar as ferramentas de modo a não se “perder” no uso delas. Por exemplo, ao abrir várias de uma vez você poderá se confundir ou se distrair nelas, o que reduzirá a agilidade no desempenho de suas funções;
• planeje bem as atividades do seu dia a dia;
• priorize as ferramentas home office mais utilizadas e importantes para o trabalho, focando nelas para não se dispersar em vários ambientes digitais. Por exemplo, se você utiliza vários e-mails para enviar e receber arquivos, bem como serviços de compartilhamento e softwares, depois a organização desses documentos poderá ser mais difícil;
• é importante definir as ferramentas principais, mas não ignore as novidades que podem melhorar o seu desempenho. Reserve alguns minutos da sua rotina para acompanhar tendências ou testar novas ferramentas. Com o tempo, algumas delas poderão se tornar importantes, passando a integrar o grupo das essenciais do dia a dia.

Como você pôde perceber, o trabalho remoto e é uma modalidade que está se tornando bastante adotada e com várias ferramentas interessantes para garantir a produtividade e a redução de custos da sua empresa. Com as nossas dicas de ferramentas home office, sua empresa está preparada para alcançar a alta performance com essa modalidade, não é mesmo?

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