9 dicas para alinhar a LGPD ao compliance da empresa

Para se dar bem no mercado de serviços e garantir a estabilidade econômica do negócio, muitos líderes investem todo o seu tempo na melhoria dos processos de produção interna, bem como na implementação de ferramentas tecnológicas para ajudar no desenvolvimento dos processos. No caso de empresas que operam com a gestão e a utilização de informações de clientes, é comum priorizarem a obtenção de ferramentas automatizadas de manipulação e controle de dados dos consumidores. 

Isso gera maior eficiência do trabalho dos profissionais que operam nessa área. No entanto, um erro que acaba sendo cometido nesse processo é o desalinhamento dos serviços da empresa com a Lei Geral de Proteção de Dados. Para lidar com isso, muitas organizações contam com uma sintonia entre LGPD e compliance, ou seja, uma área responsável por garantir que a corporação caminhe de acordo com a lei, além de garantir as melhores práticas em conformidade com essa legislação de dados.

Nesse sentido, preparamos este artigo contendo 9 orientações para alinhar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e compliance na empresa. Continue a leitura e fique por dentro dessas dicas.

Como alinhar a LGPD e compliance na empresa?

Primeiramente, é fundamental falarmos o que implica a LGPD para a empresa e o consumidor. Essa lei foi criada para proteger a privacidade dos detentores das informações, de modo a impedir que as empresas abusem do tratamento desses dados. 

Ou seja, agora é proibido utilizá-los sem o consentimento do titular, bem como torná-los públicos. Dessa forma, ao ter em mente que o compliance da corporação tem a finalidade de adequar as atividades da empresa às exigências normativas e demais funções, é possível traçar uma relação entre esses dois temas.

A equipe de profissionais desse ramo podem ter formações nas áreas de:

• advocacia;
• tecnologia da informação
• administração;
• auditoria;
• controladoria. 

Qual a importância da LGPD no contexto empresarial?

Mesmo tendo bons profissionais para operarem no compliance da empresa, deve-se ter como prioridade gerir as atividades, visando alinhar os processos às diretrizes da LGPD. Sendo assim, confira agora as 9 dicas que te ajudarão a realizar essa gestão.

1. Defina um encarregado interno

A primeira dica que podemos citar é designar um profissional que tenha qualificação adequada para o tratamento e a proteção de dados pessoais ou de inteligência. Ele será a ponte de comunicação entre os titulares das informações e os órgãos responsáveis por fiscalizar e aplicar a lei. 

Além do mais, esse encarregado também terá funções importantes nos processos internos da empresa. Ele terá a obrigação de formular pareceres relativos à avaliação de riscos à segurança dos dados, propondo medidas e ações para eliminar possíveis vulnerabilidades. Todas essas atribuições devem ser registradas por meio de relatórios que servirão para proteger a empresa e o consumidor. Dessa forma, ele contribui para o alinhamento entre LGPD e compliance.

2. Realize o treinamento do seu time 

Mesmo que você já tenha um profissional destinado a cuidar das operações de compliance da empresa, é preciso realizar o treinamento de educação técnica para os colaboradores que de alguma forma operam os dados de clientes. Essa é uma qualificação de privacidade e proteção de dados pessoais e deve ser implementada para que todo o time tenha conhecimento da importância de cumprir cuidadosamente as exigências da LGPD. 

Com essa medida, é possível reduzir bastante os riscos de ocorrer alguma violação. Vale ressaltar que esse programa pode conter duas fases, dependendo da sua abordagem. A primeira atinge todos os funcionários e se baseia nas leis de privacidade de informações, nos possíveis riscos de desalinhamento às normas, no que são dados pessoais e sensíveis, bem como em outros assuntos que seguem as mesmas diretrizes. 

Na segunda fase, o treinamento é direcionado a temas mais específicos de acordo ao perfil do negócio. Ou seja, é baseado na natureza do relacionamento da empresa com o consumidor. Nesse caso, será abordada com mais detalhes a aplicação das regulamentações como base no tipo de tratamento de dados trabalhado na empresa. Dessa forma, percebe-se que essa fase pretende qualificar o negócio para aplicar corretamente a LGPD em sua corporação. 

3. Tenha uma gestão de incidentes

O mais indicado é você investir bastante em ferramentas e estratégias que contribuam para não haver problemas relacionados ao uso indevido dos dados. No entanto, sabemos que incidentes acontecem. Por isso, é muito importante que a empresa esteja preparada para qualquer tipo de entrave, por meio de uma gestão preparada para esse tema. Nela, devem conter procedimentos e protocolos para serem seguidos no caso de problemas no tratamento de dados. 

Para que haja o máximo de eficiência nessa gestão, é preciso fazer o teste e a simulação de cada programa criado para intervir nos problemas no tratamento de informações. Dessa forma, o processo de controle deve ser testado e validado para que em casos reais de avarias dentro das atividades empresariais, seja possível obter o controle da situação o mais rápido possível. 

4. Redija termos de consentimento para site e clientes

Outro ponto bastante importante é obter o consentimento do titular antes de realizar ações de tratamento e uso de dados pessoais. Esse ponto é abordado com bastante ênfase na LGPD, por isso deve ser uma das prioridades dos gestores da empresa. Além disso, é o primeiro requisito que atesta o consentimento do uso de dados (presente no art. 7º, inciso I). 

Desse modo, é fundamental obter a manifestação livre, de maneira informada e inequívoca do cliente, concordado com o uso e o tratamento de suas informações pessoais para um objetivo determinado. Todas essas diretrizes devem ser fundamentadas em termos redigidos sempre com a cláusula destacada. Não esqueça de que caso haja a necessidade de realizar a comunicação ou o compartilhamento dessas informações com outros controladores, a ação deve ser especificada e consentida pelo titular. 

5. Conte com um parceiro de confiança

Muitas vezes, a gestão e o controle dos processos de tratamento de dados, bem como das informações circuladas na empresa, acabam perdendo a efetividade devido à incapacidade dos gestores de cuidar de tanta informação que é gerada pela corporação. Nesses casos, uma boa dica é contar com a ajuda de um parceiro qualificado para essas funções. 

Nesse sentido, podemos citar os serviços da Leucotron, que já é referência no mercado quanto ao fornecimento de soluções de comunicação e tecnologia. Lembrando que a empresa já está alinhada à LGPD. Tendo esse auxílio é capaz de elevar por completo a eficiência da sua gestão de dados pessoais.

6. Analise o fluxo de dados

É importante mapear e analisar o fluxo de dados frequentemente, a fim de verificar como esses conteúdos transitam pela empresa até serem apagados. Para tanto, observe itens como:

• a existência ou não de compartilhamento de dados com terceiros;
• as técnicas, recursos, medidas ou soluções de segurança empregadas;
• os dados pessoais coletados e processados;
• os fins ou propósitos de cada operação ou atividade;
• os fundamentos legais de cada processamento ou tratamento dado aos diferentes tipos de dados obtidos;
• os profissionais que lidam com cada tipo de dados;
• as categorias de dados mais manipulados etc.

Aliás, é interessante a classificação dos dados conforme aspectos de confidencialidade e criticidade. Por exemplo, dividindo-os em dados de cunho pessoal, dados sensíveis e dados críticos. Vale destacar que o encarregado pelos dados, mencionado antes, tem um papel relevante na gestão desses fluxos informacionais.

7. Melhore a comunicação

Comunicar aos funcionários sobre riscos, ameaças e formas adequadas de lidarem com os dados de clientes, fornecedores, parceiros etc. é fundamental para a segurança desses conteúdos. Isso porque mesmo sistemas de segurança robustos e políticas bem estabelecidas podem se tornar ineficientes se os colaboradores que manipulam os programas, bancos de dados e outras ferramentas não tiverem cuidado.

Aliás, muitos ataques cibernéticos se iniciam por meio de aberturas, brechas ou falhas provocadas por funcionários desatentos, os quais são usados por cibercriminosos. Inclusive, esse tipo de estratégia é conhecido como ataque de engenharia social. Para evitar tais riscos, planeje e fomente boas práticas de comunicação nos treinamentos que serão dados à sua equipe, conforme dica anterior.

8. Identifique operações realizadas e faça auditorias

Soluções, métodos e mecanismos de acompanhamento, monitoramento e fiscalização de processos são recursos importantes para a proteção dos dados digitais, além de colaborarem com o alinhamento entre LGPD e compliance. Por isso, é importante listar e adotar alguns deles, incluindo instrumentos que permitam avaliar os níveis de segurança nas transferências e armazenamento de dados. Também é preciso analisar as próprias plataformas utilizadas pelo negócio, em que os dados são guardados ou manipulados.

No entanto, é importante avaliar e verificar operações indiretas que utilizam os dados protegidos e não só os que têm a ver com a coleta, proteção e privacidade deles. Enquanto a equipe tenta identificar as operações feitas na empresa, é interessante analisar, em paralelo, eventuais riscos de vazamentos, intrusões e outros tipos de ciberataques.

Para colaborar com isso, a dica é contratar um serviço de auditoria que consiga auditar a conformidade atual da empresa e de suas operações em relação à LGPD. Afinal, é preciso descobrir se existem requisitos da lei que a empresa ainda necessita cumprir para evitar sanções, multas e outros problemas jurídicos e legais.

Também é interessante unir o monitoramento dos processos com a auditoria. O primeiro tem a ver com um acompanhamento contínuo de processos, atividades, documentos etc. Já a auditoria é algo pontual ou com prazo para começar e acabar, podendo ser interno ou externo. A ideia aqui é buscar erros técnicos, omissões, negligências etc. Até mesmo, violações.

9. Implante metodologias de proteção

Selecione, adquira ou adote metodologias e soluções de proteção de dados, como sistemas de antívirus e antimalwares, criptografia e tecnologias robustas voltadas para compliance. Não descuide do uso de firewalls e outros sistemas de segurança digital. Dessa forma, você fomentará outro aspecto fundamental do alinhamento entre LGPD e compliance: a proteção dos recursos computacionais da empresa. Além, é claro, dos dados.

Quais são as punições caso a LGPD seja descumprida?

As punições variam conforme a gravidade da infração e de acordo com análise da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Dessa forma, a empresa com irregularidades na proteção de dados pode sofrer advertência, multa diária e multa simples, que pode chegar a 2% do seu faturamento. No entanto, existe um máximo para cada infração: R$50 milhões. Portanto, evitar essas multas é mais um bom motivo para sintonizar LGPD e compliance.

No entanto, não para por aí: pode haver publicidade da infração, bem como o bloqueio ou até a exclusão dos dados pessoais relacionados a ela. Outra punição é a suspensão do exercício da atividade de tratamento dos dados pessoais ligados à infração por um período de até 6 meses, com chance de prorrogação por igual período. Aliás, até mesmo pode haver a proibição total ou parcial do exercício de operações referentes a tratamento de dados.

Enfim, repassamos as principais dicas para alinhar LGPD e compliance na empresa. Vale reforçar a importância de contar com serviços de empresas que podem ajudar a manter compliance desde a etapa inicial.

Gostou do artigo e deseja saber mais sobre os nossos serviços e conteúdos? Siga a Leucotron nas redes sociais: Facebook, Instagram, LinkedIn e YouTube.