PABX em nuvem ou PABX convencional? Descubra a melhor opção para o seu negócio

Otimizar a comunicação de uma empresa e dar fluidez aos processos é um dos grandes desafios, principalmente para empresas de grande porte. Não bastasse isso, é necessário garantir o desenvolvimento sustentável do negócio: promover o crescimento do porte da empresa sem impactar muito nos custos.

Uma solução em telecomunicações bastante eficaz para as organizações é o PABX. Essa ferramenta facilita a comunicação interna, com parceiros e clientes. Você conhece o PABX em nuvem e o convencional? Confira neste post as diferenças entre eles e saiba escolher qual o melhor para o seu negócio.

O que é PABX em nuvem?

O PABX em nuvem também é um sistema de troca automática de ramais privados. Ele é conhecido, ainda, como PABX Cloud e PABX virtual, e tem as mesmas funções básicas da tecnologia analógica. Ou seja, é utilizado para fazer a conexão de ligações externas aos ramais internos de uma empresa.

Porém, não se trata de um equipamento fixo instalado nas dependências da empresa.  Na verdade, o PABX em nuvem é basicamente um software, por isso, proporciona uma mobilidade maior para os usuários.

Todos os dados das chamadas ficam alocados na nuvem. Então, as operações telefônicas podem funcionar em diferentes ambientes, uma vez que tudo funciona em um espaço virtual. Assim, o PABX na nuvem pode ser usado, inclusive, no sistema home office.

Como funciona o PABX em nuvem?

No PABX em nuvem, todos os procedimentos acontecem por meio da internet. O sistema fica armazenado em um provedor e, para ser utilizado, basta acessar o endereço virtual onde o PABX está hospedado.

Com esse acesso é possível utilizar o discador e todas as demais funcionalidades dos ramais. Portanto, não é preciso ter aparelhos telefônicos. Todas as chamadas, tanto ativas quanto receptivas, são feitas usando o computador.

O sistema PABX em nuvem opera utilizando a telefonia VoIP, também chamada de telefonia em nuvem. Além de fazer e receber ligações, esse sistema ainda mantém dados armazenados, como a gravação das chamadas, a quantidade de ligações realizadas e ainda gera relatórios de tudo isso.

Portanto, consiste em um sistema mais moderno, de fácil gestão, prático e ainda econômico. Afinal, pode contribuir para uma redução significativa com as operações telefônicas da empresa.

Por que usar o PABX?

O sistema PABX em nuvem é a melhor alternativa para empresas que precisam gerenciar a comunicação com seus colaboradores, parceiros e clientes. É uma aliada forte no controle de custos, pois permite criar vários ramais a partir de uma linha, e ainda contribui para otimizar as rotinas produtivas da empresa.

Uma das reclamações recorrentes dentro das organizações é que os processos são burocráticos. Muitas vezes, isso é resultado de falha na comunicação feita pelas empresas. Seja por falta de alinhamento interno ou por dispor de equipamentos ultrapassados, que não atendem mais ao cenário do mundo conectado, uma comunicação ineficaz prejudica os resultados dos negócios.

Interface com o cliente

Atualmente, as empresas possuem diversos pontos de contato com os clientes em mais de uma etapa durante a sua jornada. Os setores que costumam ser responsáveis por isso são aqueles destinados às vendas, relacionamento com os clientes e pós-vendas, por exemplo.

Não dispor de soluções em atendimento pode prejudicar o seu negócio. É comum clientes dizerem que os processos das empresas são burocráticos, e isso pode ser consequência de uma comunicação demorada e com ruídos. 

O sistema PABX é perfeito para melhorar a experiência do seu cliente: ele permite que sejam realizadas diversas chamadas simultaneamente, além de disponibilizar acesso direto aos ramais desejados, tornando o atendimento muito mais ágil.

Uma das alternativas para quem deseja melhorar a experiência dos clientes é a implementação da URA (Unidade de Resposta Audível). Esse tipo de tecnologia atende as ligações com uma gravação personalizada, de modo que haja mais direcionamento sempre que uma pessoa entrar em contato.

Por meio dela, o cliente é direcionado imediatamente para o setor para o qual deseja fazer algum tipo de solicitação, sem que, para isso, tenha necessidade de passar por muitos profissionais ou ramais.

Melhoria do seu NPS

Falando-se de experiência do cliente, uma forma de medir como está o termômetro de satisfação do seu público é aplicar a pesquisa NPS — Net Promoter Score. Essa metodologia é usada nas principais organizações do país e do mundo, e aquelas que apresentam um resultado alto são as mesmas que têm um crescimento admirável.

Essa pesquisa consiste em uma avaliação de 0 a 10 e uma pergunta chave sobre se o usuário indicaria a marca para alguém próximo. As notas 9 e 10 são conhecidas como promotores, as 7 e 8 são os neutros, e as de 0 a 6 são os temidos detratores. Para desenvolver uma melhoria nos serviços, as empresas precisam atuar em cima das avaliações detratoras.

Mas, como fazer isso? A melhor maneira é entrar em contato com o cliente. Com o sistema PABX, você pode gravar as ligações feitas para eles e, assim, auditar as informações para compreender onde houve falha. Logo, fica mais fácil desenvolver um plano de ação e conquistar a credibilidade dos clientes.

Redução de custos

Reduzir custos de um negócio sem que isso afete a qualidade dos produtos e serviços oferecidos é um desafio de grande parte das empresas. Afinal, há o interesse em aumentar a lucratividade sem deixar de lado a satisfação dos clientes e a produtividade e engajamento de profissionais.

Nesse sentido, o PABX em nuvem se destaca. Por meio dele, há a possibilidade de dispensar a instalação de qualquer tipo de hardware, desde que todos os ramais sejam IP. Em tempos de trabalho remoto, no qual grande parte das empresas tem optado pelo trabalho híbrido, um ponto como esse é ainda mais importante.

Outro fator que se destaca nesse sentido é o fato de que o PABX em nuvem apresenta baixa manutenção. Em longo prazo, o seu negócio terá economizado com esse tipo de ação, além de quando necessário, o suporte pode ser feito remotamente.

Aumento da produtividade

Quando há aumento da produtividade do time, a organização ganha em dois tópicos principais. O primeiro deles é a oportunidade de os colaboradores poderem focar em questões mais estratégicas em vez de operacionais.

O segundo está relacionado à satisfação do pessoal. Com tecnologias mais avançadas a seu dispor, eles entendem que a empresa se interessa em melhorar continuamente o dia a dia de trabalho, o que impacta tanto na redução de turnover quanto no absenteísmo.

No caso do PABX em nuvem, o principal destaque é relacionado à mobilidade e disponibilidade dos funcionários. Todos os recursos podem ser utilizados por meio de diferentes aparelhos, seja pelo computador, seja pelo celular ou tablet. 

Essa possibilidade é um grande diferencial, principalmente para quem trabalha com comunicação direta ao cliente, como é o caso dos times de suporte, vendas e até mesmo a área de TI. Esse ganho impacta positivamente na rotina das demandas.

Unificação de ramais

A unificação de ramais é outro fator que não pode ser deixado de lado. Dessa forma, não há necessidade de alterar nenhum número de telefone de colaboradores, independentemente de ele se deslocar ou não de departamento.

Consequentemente, isso facilita a comunicação da empresa mesmo quando há alterações bruscas, sem causar tanto impacto na execução das demandas.

PABX convencional ou nuvem?

Como explicamos, a principal distinção entre eles está na forma de funcionamento do sistema. No PABX convencional, um hardware é responsável por fazer as ligações. Em alguns casos esse modelo pode demandar um maior investimento em outros recursos, como cabeamento e a compra de aparelhos telefônicos. 

Já o PABX em nuvem é um solução baseada em software que pode ser instalado de forma local (servidor físico ou virtualizado) ou na nuvem. Dessa forma, equipamentos específicos não são necessários para o uso dos recursos de telefonia e seu funcionamento precisa de acesso à internet.

O PABX convencional é ideal para empresas mais tradicionais, que ainda não têm necessidade de recursos específicos, ou que estão em processo de migração das tecnologias analógica e digital para a tecnologia IP. 

Essa plataforma dispõe de benefícios que já atendem bem à demanda de muitos negócios. Suas principais vantagens são:

• solução híbrida (união das tecnologias analógica, digital e IP);
• relação custo-benefício;
• performance do equipamento;
• comunicação interna entre ramais, caso ocorra perda de sinal de internet (sobrevivência local).

A inovação desse sistema para o ambiente cloud permite um ganho considerável àquelas empresas que possuem um fluxo muito alto de atendimentos telefônicos, ou necessitam de mais mobilidade para seus colaboradores. 

O PABX em nuvem permite, por exemplo, que os ramais sejam usados em qualquer dispositivo que tenha acesso à rede de internet. Mas há, ainda, muitos outros ganhos, como:

• segurança dos dados;
• pode ser usado em celulares e tablets;
• escalabilidade, podendo aumentar ou diminuir sua capacidade com facilidade;
• gerar relatórios;
• não se paga pela ociosidade dos recursos;
• recuperação ágil;
• agilidade nas manutenção;
• integração com sistemas de terceiros via API.

Ainda é possível integrar o PABX em nuvem a outros canais de comunicação, fortalecendo a sua estratégia omnichannel. Com isso, você otimiza o atendimento ao cliente ao proporcionar uma experiência diferenciada, e ainda reduz as chances de ver a sua marca exposta negativamente nas redes sociais.

Por que escolher PABX em nuvem?

Como você viu, o PABX analógico ou convencional ainda atende as demandas de algumas empresas. No entanto, para aquelas que já estão em processo de mudança, é interessante optar pelo sistema virtual.

Isso porque o PABX em nuvem tem funcionalidades diferenciadas, que fazem com que apresente algumas vantagens em relação ao sistema analógico. A começar pelo fato de que você não precisa investir em hardware.

Para que essa ferramenta possa funcionar, basta que tenha dispositivos com acesso à internet para conseguir acessar o sistema PABX em nuvem e utilizar os seus recursos. Sem falar que não é preciso se limitar às dependências da empresa para isso.

Como tudo funciona pela internet, o sistema PABX em nuvem pode ser acessado de forma remota. Basta ter um dispositivo que acesse a web para realizar as chamadas telefônicas ou atendê-las. Sendo assim, é um sistema que se alinha às novas configurações de trabalho.

É possível fazer uma gestão muito mais eficiente do atendimento aos clientes e do processo de comunicação da empresa. Afinal, o PABX em nuvem, como dito, ainda faz o armazenamento de dados. Você pode gerar relatórios e fazer análises com o objetivo de melhorar cada vez mais o processo comunicativo e o atendimento.

Não podemos esquecer as vantagens financeiras. O PABX em nuvem é um modelo virtual baseado em Contact Center as a Service (CCaaS). Por isso, você faz a contratação como um serviço, realizando uma parceria com a empresa especializada nesse tipo de solução.

Assim, além de utilizar as funcionalidades básicas do PABX, ainda recebe suporte integral do fornecedor. O custo é somente esse investimento no sistema e você faz as ligações sem que você tenha que pagar por cada uma delas.

Outra vantagem do PABX em nuvem é a autonomia que o usuário tem. Afinal, é possível estender ou reduzir os recursos do sistema, favorecendo a gestão geral e a adequação às demandas e necessidades de cada empresa.

O PABX em nuvem é uma ferramenta muito prática e econômica, que dispensa espaço físico na empresa e que tem um custo de implantação e operação mais atrativo. Inclusive, gera uma vantagem competitiva pela escalabilidade da operação, a flexibilidade e a velocidade que traz, modernizando a empresa e fazendo com que ela se torne mais produtiva.

Conheça o seu negócio

Como visto, o PABX em nuvem dispõe de mais benefícios e é uma ferramenta convergente com as mudanças tecnológicas. Mas não há como definir qual o serviço ideal para o seu negócio se você não conhecer a fundo o cenário que a sua organização está inserida. 

Então, realize um diagnóstico da sua empresa, mapeie os processos, desenvolva um relatório de custos e, principalmente, construa o planejamento estratégico para o negócio. Caso a sua empresa esteja buscando um aumento nas vendas, vale a pena se antecipar e já estudar a aplicação do PABX em nuvem, ou IP. 

Isso porque o crescimento na receita de um empreendimento, geralmente, anda lado a lado com o surgimento de novos processos, com a necessidade de ampliar o quadro de colaboradores e na pulverização do negócio para outras regiões geográficas.

Ao escolher essa solução de telefonia, é importante buscar no mercado as melhores referências nessa prestação de serviço. Além disso, é crucial realizar a migração com cautela: é imprescindível realizar um projeto, criando um ambiente de homologação da ferramenta e incluir o PABX em nuvem por etapas, para não impactar negativamente nos processos internos.

Gostou de conhecer um pouco mais sobre os diferenciais do PABX em nuvem em comparação com o convencional? Se você quer saber mais benefícios que essa tecnologia oferece, entre em contato com a gente, converse com nossa equipe de especialistas e tire suas dúvidas.