Terceirização de serviços: como avaliar se vale a pena?
Gestão de Empresas

Terceirização de serviços: como avaliar se vale a pena?

Escrito por Leucotron

A terceirização de serviços é um assunto cada vez mais em pauta dentro de empresas de todos os setores e tamanhos. Afinal, muitos acreditam que essa modalidade de contratação é mais vantajosa por oferecer colaboradores melhores capacitados a custos menores, livrando a companhia de encargos trabalhistas e investimento em infraestrutura, por exemplo.

Entretanto, assim como qualquer outra mudança grande, é preciso entender bem quais são os tipos de serviços terceirizados, quais critérios devem ser analisados na hora de tomar a decisão e quais são as vantagens dessa estratégia. Quer saber se é a melhor opção para o seu negócio? Continue a leitura e descubra como avaliar a terceirização e fazer a melhor escolha!

Quais critérios devem ser avaliados na hora de considerar a terceirização de serviços?

A terceirização pode ser bem vantajosa para a sua empresa. Porém, para que isso seja possível, é preciso tomar alguns cuidados e adotar critérios para análises antes e durante a tomada de decisão.

Comparação entre o custo da mão de obra terceirizada e da interna

A primeira coisa que você deve considerar ao estudar a possibilidade é a diferença de custo entre a mão de obra terceirizada e a sua própria equipe interna.

Olhando de longe, pode parecer óbvio que a terceirização é mais economicamente interessante do que a contratação de uma equipe inteira. Afinal, processos como contratação, demissão, treinamento, direitos trabalhistas, substituições, uniformes etc. são custosos e representam boa parte do orçamento de uma empresa.

Entretanto, para que a equipe terceirizada possa chegar prontinha para atuar em sua empresa, a organização terceirizadora também despende valores consideráveis para tornar esses colaboradores altamente capacitados para a função que desempenham.

Sendo assim, em longo prazo, pode ser mais barato contratar e manter colaboradores próprios, que se inserem na cultura organizacional da empresa e podem crescer ali dentro, do que arcar com as despesas de manter uma equipe sem vínculos com você.

Capacidade da empresa em realizar o serviço especializado

Muitos empresários acham que a sua própria companhia não está bem capacitada para exercer atividades que fujam de seu objetivo principal — e, assim, procuram a terceirização de serviços para preencher tais lacunas. Mas isso nem sempre é verdade!

Nesse sentido, é também imprescindível analisar o que é necessário para efetuar o serviço em questão. Sua empresa tem a infraestrutura e/ou o equipamento para tal tarefa? Se não, o que falta para consegui-la?

A partir dessas informações, você será capaz de avaliar o que vale mais a pena: capacitar a empresa para a tarefa ou contratar uma equipe terceirizada. Durante a análise, você pode até descobrir que, ao contrário do que pensava inicialmente, sua empresa tem sim o que é preciso para dar conta do recado por si só.

E mesmo que alguns ajustes sejam requisitados, é preciso parar e pensar com cuidado se não é mais interessante fazer esse investimento e contar com infraestrutura e equipe próprias do que ir pelo caminho mais fácil e terceirizar o serviço.

Se for mais viável conquistar essa capacidade produtiva dentro da própria empresa, você facilita a tarefa e consegue mantê-la internamente, gerando também um diferencial para a companhia.

Pense em um serviço de call center, por exemplo, que é necessário mesmo para empresas de outros ramos. Apesar de parecer — e ser — complexo, as ferramentas requisitadas para ele são bastante acessíveis, fazendo com que até negócios menores possam implementar essa equipe sem que haja um comprometimento do orçamento.

Riscos envolvidos no processo de terceirização de serviços

Para muitos gestores, a maior vantagem do serviço terceirizado é a eliminação dos riscos e das despesas envolvidas com a contratação de colaboradores. Entretanto, o que muitos esquecem ou não sabem é que a empresa contratante de tal serviço também tem responsabilidades.

Sendo assim, se a companhia terceirizadora negligenciar direitos trabalhistas, destratar os colaboradores ou não pagar salários de acordo com a base, por exemplo, você também pode ser culpabilizado em eventuais processos. Em última instância, isso resultará em custos e contratempos muito mais graves do que simplesmente contratar colaboradores.

Além disso, fique atento: apenas atividades-meio da empresa podem ser terceirizadas, sob pena de multas consideráveis. É preciso ter muita atenção também na hora de redigir e assinar contratos para esse tipo de serviço, assim como respeitar tudo o que foi acordado, como quantidade de colaboradores designados e as funções de cada um ali.

Alinhamento da equipe terceirizada com a sua empresa

A terceirização de serviços pode trazer rombos dentro da dinâmica empresarial. Primeiramente, é preciso pesquisar muito para encontrar empresas que realmente ofereçam equipes terceirizadas altamente capacitadas e preparadas para o trabalho.

Considere que, além de desempenhar as suas tarefas em si, os colaboradores terceirizados também devem ser capazes de se adaptar rapidamente e de aprender logo as particularidades e as exigências de cada local de trabalho. Ou seja, precisam de perfis específicos que nem toda empresa terceirizadora consegue garantir.

Apesar de atuar em outra modalidade de trabalho, a equipe terceirizada fará parte do dia a dia da sua empresa e cumprirá as suas funções ao lado dos colaboradores contratados. Sendo assim, é fundamental que todos consigam trabalhar em harmonia.

Considerando que os terceirizados não fazem realmente parte do “time da empresa”, é possível que eles não comprem a sua mensagem de maneira tão forte. Isso pode levar a conflitos internos e à desmotivação dos demais colaboradores, pois um clima organizacional coeso e unido é muito importante para o clima dentro da companhia.

Volume e rotina de trabalho da atividade em questão

Lembra-se do exemplo que demos sobre as vantagens da criação de um setor de call center interno, e não terceirizado? Vamos retomá-lo para explicar o último ponto que você deve analisar: o volume e a rotina de trabalho da atividade que você está pensando se deve ou não terceirizar.

O call center pode parecer distante do objetivo principal da empresa, mas é inegável que ele é um departamento bastante ativo e que terá um volume de trabalho considerável. Sendo assim, é vantajoso organizar-se para montar uma equipe interna para exercer uma função da qual a sua empresa sempre se utilizará.

Por outro lado, a equipe de marketing, por exemplo, não cria sites com frequência. Assim, vale a pena contratar uma equipe especializada na criação de sites para colocar a página da sua empresa no ar. Pode haver necessidade de eventuais manutenções e atualizações, mas nada que realmente faça parte da rotina da companhia.

Avaliação das empresas que oferecem os serviços

Se, depois de muito estudo e várias análises, ficou decidido que determinada área será mesmo terceirizada, é o momento de procurar empresas que prestam o serviço em questão. É de suma importância definir alguns parâmetros na escolha. Entre eles:

  • reputação da empresa no mercado;
  • flexibilidade para atender a um possível aumento na demanda;
  • custo-benefício;
  • o nível de suporte oferecido (principalmente para serviços como os de TI);
  • quais indicadores de desempenho serão utilizados para analisar os resultados.

Esses cuidados são essenciais para que os melhores parceiros de negócios sejam escolhidos e para que as chances de sucesso sejam maiores.

Quais tipos de serviços terceirizados podem ser adotados na empresa?

Existem diversas áreas do negócio que podem ser terceirizadas. Confira as principais opções para o seu empreendimento.

Serviços de limpeza

Esse é um dos principais tipos de serviços terceirizados pelas empresas. É uma área fundamental e pode ser facilmente contratada — contando com empresas que são totalmente dedicadas a oferecer profissionais aptos para o trabalho.

Serviços de segurança

Também é muito presente nas empresas. Por ser um trabalho bem específico, que requer treinamento especializado para os profissionais, a terceirização é, quase sempre, considerada pelas empresas.

Serviços de restaurante

Essa é uma opção para empresas que oferecem alimentação para os colaboradores dentro das instalações, mas não quer investir em infraestrutura (o que gera um gasto inicial muito alto). Além disso, alguns profissionais envolvidos nesse serviço ficam dedicados a equilibrar a alimentação, oferecendo opções nutritivas e balanceadas.

Serviços de jardinagem

Não é tão comum quanto os outros modelos citados acima, mas também é uma excelente opção. Nesse caso, são realizadas atividades de restauração e manutenção das áreas verdes das instalações.

Serviços de TI

Em um mundo cada vez mais conectado, contar com empresas especializadas em tecnologia da informação é uma excelente estratégia — que também pode ser chamada de outsourcing em TI. Diversas vantagens podem ser obtidas nesse caso, como:

  • atendimento mais rápido e eficaz;
  • desnecessidade de investir em infraestrutura;
  • maior possibilidade de contar com inovações e recursos mais atualizados;
  • segurança dos dados.

Serviços de contabilidade

Contar com um controle contábil eficaz e confiável é essencial para garantir bons resultados para a empresa e para o cumprimento da legislação — evitando multas e outras penalidades. Contratar uma equipe especializada é uma forma de se assegurar que todas as atividades serão executadas da forma adequada.

Além disso, existem casos em que o contador pode atuar como um consultor, mostrando quais são as melhores opções para o negócio e podem trazer resultados mais satisfatórios.

Serviços logísticos

Há várias atividades logísticas que podem ser terceirizadas, como:

  • armazenamento de produtos;
  • gestão de estoque;
  • gerenciamento de pedidos;
  • transporte de cargas.

Como é uma área bem onerosa para as empresas, é natural que se decida terceirizar alguns (ou todos) os fluxos de trabalho. Além de contar com equipes especializadas executando o trabalho, a estratégia ajuda a economizar consideravelmente em infraestrutura e em aquisição de ativos.

Serviços de transporte

Se a empresa, em vez de fornecer as passagens ou o vale-combustível, opta por oferecer o transporte dedicado, é outra área que pode ser terceirizada.

Serviços administrativos

Aqui, podemos citar como exemplo os serviços de recepção, call center e qualquer outra área administrativa que possa contar com recursos externos.

Quais são as vantagens da terceirização?

Se bem implementada, a terceirização pode ser bem vantajosa. Listamos os principais benefícios dessa estratégia para as organizações.

Redução de custos

Esse é um dos principais motivos que levam uma organização a optar por terceirizar algumas áreas. Essa diminuição dos gastos pode ocorrer de diversas formas. Entre as principais:

  • desnecessidade de investimento em uma infraestrutura própria;
  • não precisar de investir em ativos (máquinas, equipamentos e outros recursos);
  • diminuição do quadro de funcionários.

Serviço especializado

Quando se contrata uma empresa terceirizada, escolhe-se uma que seja especializada naquilo que faz. Isso é sinônimo de profissionais mais qualificados e uma garantia maior de que os resultados esperados serão alcançados. Além disso, a possibilidade de esse parceiro de negócios executar as atividades melhor que a sua empresa é bem alta.

Gestão simplificada

Uma das maiores dificuldades que uma empresa tem de contratar novos funcionários é a burocracia envolvida no processo. Além disso, passa a ser mais uma equipe que precisa ser gerenciada — além das tarefas, do acompanhamento de rotinas e de outros aspectos.

Sendo assim, ao escolher a terceirização, todo o trabalho relacionado à área passa a ser delegado e de responsabilidade da empresa contratada. Isso quer dizer que a sua gestão passa a ser menos complexa.

Flexibilidade para atender às demandas

Isso é especialmente importante para empresas que contam com demandas sazonais e sofrem picos de vendas em determinados períodos do ano. A contratação direta elevaria os custos com admissões e demissões (e todos os encargos envolvidos nelas), sem contar a necessidade de se investir em treinamento sempre que uma nova equipe é contratada.

Por outro lado, a decisão de terceirizar flexibiliza essa questão. A responsabilidade por disponibilizar mais colaboradores fica por conta da empresa contratada — bem como as questões envolvendo a contratação e desligamento.

Foco no core-business

Outra grande vantagem de se contar com os vários tipos de serviços terceirizados disponíveis mercado é poder focar na atividade-fim. Isso quer dizer que a sua equipe e a sua empresa ficarão focadas naquilo que fazem de melhor — sem ter que se preocupar com outras áreas que não estão diretamente ligadas às vendas.

Isso traz outros benefícios indiretos, como o aumento da qualidade dos produtos e dos serviços, melhorias nos indicadores de desempenho, melhoria nos índices de satisfação dos clientes.

Como você pôde ver, existem vários tipos de serviços terceirizados, que atendem às mais diversas áreas de um negócio. Porém, para que eles sejam realmente eficazes e tragam os resultados esperados, é preciso ter bastante cuidado na hora de analisar essa possibilidade e, principalmente, quem serão os seus parceiros de negócios.

O que achou deste post? Suas dúvidas sobre o assunto foram esclarecidas? Então, aproveite para saber mais sobre o outsourcing de TI e quais são as vantagens ele proporciona para as empresas!

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