Conheça 5 ferramentas para otimizar reuniões corporativas

Seja presencialmente ou por meio de dispositivos de comunicação remota, reunir pessoas é ainda a melhor forma para compartilhar informações ao mesmo tempo em que são expostas situações que precisam de discussão e de tomada de decisões. Há diversos tipos de reunião de trabalho. Contudo, algumas vezes, elas perdem a sua objetividade ou levam um tempo maior que o necessário.

Para ajudar você a tornar mais eficientes as suas reuniões corporativas, vamos mostrar as ferramentas que contribuem significativamente para otimizá-las.

Ao utilizar esses recursos, os profissionais envolvidos nas reuniões ganham tempo, são capazes de tratar de todos os assuntos necessários, bem como podem organizar, com mais precisão, as informações discutidas e fazer os devidos encaminhamentos dos dados. Que tal conferir agora mesmo?

Principais tipos de reunião de trabalho

Cada reunião tem um objetivo principal para ser desenvolvimento durante o encontro. De acordo com o tema, ela pode ser mais longa ou objetiva. Conheça os principais tipos de reunião de trabalho:

Treinamento

Esse é o encontro realizado para treinar novos e antigos colaboradores sobre os procedimentos da empresa, regras para o dia a dia, produtos oferecidos e maneiras de utilizar os equipamentos.

Informativa

Essa reunião é realizada para repassar aos colaboradores as decisões tomadas pela diretoria que influenciarão a maneira de desenvolver as atividades, por exemplo. Ela também pode servir para tratar de assuntos relacionados à relação de trabalho e ao desenvolvimento profissional, como explicação sobre a implantação de um plano de carreira e as possibilidades de crescimento.

Criativa

Esse é um modelo mais informal de reunião, geralmente utilizado em agências de publicidade e outras áreas que demandam criatividade. Ela serve para que a equipe possa pensar em estratégias para lançar um produto. Nela, são lançadas ideias gerais para que depois possa ser definido o foco de atuação.

Desenvolvimento de habilidades

O encontro se baseia na formação de profissionais sobre determinado assunto ou habilidade. A reunião pode ser realizada pelos gestores da companhia ou por especialistas em certo tema.

Tomada de decisões

Esse é o tipo de reunião realizada por gestores ou membros de equipe. O objetivo é discutir um determinado assunto para que seja tomada uma atitude em relação a ele, como a resolução de um problema ou estratégias que serão adotadas para ter mais crescimento no negócio.

Avaliação de profissionais

O encontro tem como objetivo repassar um feedback aos colaboradores sobre os seus pontos fortes e fracos. Dessa maneira, elem sabem o que precisam melhorar para conseguir progredir na empresa.

Desenvolvimento de projetos

Esse é um modelo de reunião que costuma gerar mais discussões entre os membros da equipe. Ela tem por objetivo estimular a troca de ideias para realizar um novo projeto para a empresa ou um determinado cliente. A consulta de diferentes pontos de vista é essencial para conseguir criar um trabalho de sucesso e definir as atividades que cada profissional exercerá.

A importância de otimizar reuniões corporativas

Aqui vale o ditado popular que diz que tempo é dinheiro. Reuniões bem organizadas, objetivas, rápidas e enxutas economizam o tempo dos seus participantes, possibilitando que eles usem esse recurso para desenvolverem outras ações no interior da companhia. Quanto mais as atividades empresariais forem otimizadas, maiores serão as chances de aumentar a produtividade da corporação.

No entanto, para que as reuniões corporativas tenham essas características, além de alguém que as conduzam de modo direcionado aos propósitos do encontro profissional, é fundamental que elas recebam suportes para a sua otimização. Isso é importante porque, em geral, há várias pautas, os participantes podem ter muitas demandas, os temas tratados podem ser complexos e, normalmente, o tempo para a realização da reunião é curto.

Além de sua própria configuração, as reuniões corporativas podem ter particularidades, como a necessidade de participação de profissionais que estão fora da empresa. Nesse caso específico, contar com meios que possibilitem a participação de membros externos ou profissionais que, naquele momento, não estão fisicamente na companhia, é crucial para a eficiência de uma reunião corporativa.

Práticas para tornar as reuniões de trabalho mais eficientes

Algumas ações podem contribuir para que os encontros sejam produtivos e feitos em menor tempo. Veja:

Menor número de participantes

É fundamental convidar apenas os profissionais diretamente envolvidos com o tema da reunião. Ao reduzir o número de participantes, a equipe consegue se manter mais focada no assunto. Isso também estimula o aumento da participação na discussão, uma vez que todos os membros terão conhecimento e interesse no assunto.

Assim, você evita a dispersão com comentários paralelos ou o acesso ao celular durante o encontro.

Conhecimento prévio sobre a pauta

O organizador da reunião deve enviar a pauta completa para os participantes pelo menos 24 horas antes do evento. Desse modo, todos poderão se preparar com perguntas ou informações sobre o tema. É importante organizar os assuntos por ordem de relevância e estabelecer um tempo de diálogo para cada um.

Objetividade

Para uma reunião de trabalho ser efetiva, é fundamental que ela tenha objetividade do início ao fim. Por isso, quem agendou o encontro deve solicitar que os participantes deixem o celular no silencioso e tenham total atenção e foco no tema.

Você também pode lembrá-los de que isso contribuirá para que a discussão seja mais rápida e produtiva para que todos possam retornar às suas atividades.

Tecnologias para dar agilidade

As soluções tecnológicas devem ser utilizadas para beneficiar todos os membros de uma equipe. Se é muito difícil reunir os participantes em uma sala, por exemplo, você pode agendar uma videoconferência com integrantes que estão estabelecidos em cidades diferentes.

Outras soluções também auxiliam no compartilhamento das informações durante ou após a reunião de trabalho. Cabe a você encontrar as melhores ferramentas para ter agilidade e foco nos encontros.

Horário para início e fim da reunião

O erro mais comum em todos os tipos de reunião de trabalho é a falta de definição de um horário para a atividade. As pessoas têm cada vez mais tarefas para realizar e já não é possível um encontro durar uma manhã inteira. Ao definir um horário para início e fim da atividade, todos terão que se preocupar com a pontualidade e a objetividade.

Nessa perspectiva, a adoção de determinadas tecnologias faz-se extremamente útil para que uma reunião corporativa não só tenha o êxito requerido, como possa acontecer com a participação de todos os membros que são necessários, o que é essencial.

Tais ferramentas são recursos indispensáveis para a melhoria da produtividade das reuniões corporativas. Em seguida, falaremos sobre as principais delas. Confira já!

Ferramentas para garantir a eficiência das reuniões corporativas

Tem sido uma situação recorrente no ambiente corporativo a necessidade de se fazer reuniões com pessoas que não estejam fisicamente presentes nas empresas. Em muitos casos, essa condição não é apenas esporádica, sendo válida para ocasiões em que os membros da companhia estejam viajando, por exemplo, mas, consiste mesmo em uma prática adotada pela corporação.

Em ambos os contextos, a empresa precisa contar com infraestrutura adequada para possibilitar a realização de reuniões presenciais ou a distância, a fim de otimizar o tempo, aproximar a equipe de trabalho e aumentar a produtividade. Nesse cenário, a implementação de certas ferramentas permite a participação mais ativa dos membros em reuniões corporativas.

Muitas soluções exigem baixo investimento de infraestrutura, ao mesmo tempo em que fornecem excelentes resultados técnicos quanto à interação da equipe. Conheça algumas delas:

1. Nuvem para editar documentos de forma compartilhada

Reuniões corporativas têm diversos objetivos, sendo que um dos seus principais é tomar decisões, as quais, por sua vez, são baseadas em informações compartilhadas entre os membros da equipe e exigem o devido registro.

Por essas razões, é fundamental que existam ferramentas capazes de disponibilizar documentos de maneira que os profissionais possam ter acesso a eles, fazer comentários e até alterar o seu conteúdo.

Imagine só fazer tudo isso de forma individual: mesmo que realizado previamente à reunião, tomará um grande período de tempo dos profissionais envolvidos.

Assim, uma forma de otimizar essas atividades é utilizar recursos de nuvem para compartilhar e editar conjuntamente documentos que serão tratados ou servirão de fonte para discussões de pautas de uma reunião. Trata-se de uma solução simples e fácil!

O Google Drive é um exemplo desse tipo de ferramenta que permite alterações imediatas no documento e registra quem as fez. Ele ainda possibilita a realização de comentários e respostas a questionamentos.

2.Agendas compartilhadas para evitar remarcações

Para que uma reunião corporativa possa ser aproveitada ao máximo, é preciso que todos os profissionais necessários para a discussão das pautas estabelecidas tenham a oportunidade de participar dela. No entanto, tendo em vista as diversas atividades de trabalho que são desenvolvidas diariamente por cada um deles, pode ser difícil o alcance dessa condição ideal, levando a constantes remarcações.

Uma solução para isso é o uso de agendas compartilhadas, como o Google Agenda, recurso muitas vezes gratuito e de fácil manipulação. Com essa ferramenta, é possível integrar os compromissos de todos os profissionais que fazem parte de um determinado grupo de trabalho para que as reuniões sejam agendadas nas datas e horários em que todos eles têm disponibilidade para participar, seja de forma remota ou presencialmente.

Muitas vezes, também é possível inserir um lembrete alguns minutos antes da reunião iniciar. Dessa forma, nenhum colaborador se esquecerá do compromisso, o que auxilia também na pontualidade.

3. Plataforma para organizar informações

Como não é possível que os profissionais fiquem parando as suas atividades a todo momento para compartilharem informações e tomarem decisões, é comum que sejam feitas reuniões pontuais para tratar de vários e distintos assuntos. Assim, para haver êxito nesse encontro profissional, é fundamental que as temáticas abordadas sejam devidamente organizadas, evitando, inclusive, que se esqueça de alguma.

Para dar conta disso, existem plataformas online e móveis que funcionam como gerenciadoras de listas de tarefas, organizando as informações de modo dinâmico e classificando os tópicos conforme a prioridade e o prazo para a execução. Há recursos como esses grátis no mercado, fator que conta como um ponto a mais para implementar essa prática nas reuniões corporativas.

Um exemplo desse tipo de solução é o Evernote. Ele possibilita a organização e o compartilhamento de notas de modo online. Também é possível inserir links, tabelas e outros anexos para que você consiga chegar preparado para uma reunião.

4. Dispositivo para controle de tempo das reuniões

É muito raro que uma reunião tenha apenas uma pauta, tendo em vista os motivos já expostos na seção anterior. Por isso, para que a reunião corporativa possa alcançar os seus objetivos, é essencial que o tempo para a abordagem de cada pauta seja previamente estipulado e controlado no decorrer do desenvolvimento do assunto.

Há ferramentas que dão suporte para esse tipo de controle, possibilitando o acompanhamento do período de duração do tratamento de cada tópico, além do registro de comentários nos itens em discussão nas reuniões corporativas. Para isso, basta que, antes da reunião, seja definido um tempo específico para a abordagem de cada pauta, sobre o qual todos os participantes ficam cientes e se preparam com base nele.

Uma solução que permite monitorar o tempo é o Toggl. Ela é gratuita para até 5 usuários e bem fácil de utilizar. Basta inserir o nome da tarefa (ou pauta) e apertar o “start”. Ao encerrar o assunto, o gestor aperta o “stop”. Com isso, fica fácil monitorar o tempo utilizado em cada tema ou, até mesmo, calcular o período de toda a reunião.

5.Soluções para reuniões remotas

Com uma ferramenta de telefonia IP, é possível fazer reuniões com participantes que estejam em qualquer lugar do mundo e com acesso à rede. Ela possibilita a realização de audioconferências ou videoconferências, principalmente quando as decisões precisam ser tomadas rapidamente e não há tempo para esperar pelo deslocamento de algum membro da equipe.

Essa é uma maneira muito eficaz de discutir projetos e direcionar as atividades que cada colaborador precisa exercer. Sem contar que ela ajuda a diminuir os custos com deslocamentos e a reduzir o tempo perdido em congestionamentos.

Já uma solução de correio de voz permite a criação de uma saudação personalizada para atender e registrar as chamadas enquanto a equipe está em reunião. Assim, ninguém precisa parar a discussão para atender uma ligação. Além do mais, a ferramenta permite criar uma sala de conferência com até 50 pessoas, o que possibilita a participação ativa dos membros.

Pronto! Agora você já conhece as principais ferramentas para otimizar todos os tipos de reunião de trabalho. É só aplicar essas ideias e ter encontros ainda mais produtivos e eficientes. ­Que tal saber como avaliar o custo-benefício de uma ferramenta de TI?