PABX IP: como funciona e quais são as vantagens?

Nos dias atuais, as empresas estão tendo que buscar novas ferramentas de trabalho, bem como elevar a sua qualidade de serviço para alcançar bons resultados em produtividade, elevar o rendimento da equipe e oferecer um bom atendimento ao cliente. Nesse sentido, um dos requisitos mais importantes para alcançar esses objetivos é estabelecendo uma comunicação eficiente, tanto no ambiente interno da empresa, quanto ao se tratar com os consumidores e demais participantes do negócio.

Seguindo essa ideia, a telefonia exerce um papel fundamental nas organizações, visto que ainda é um dos principais meios de comunicação utilizados pelos clientes — e também internamente, entre pessoas e setores. Adotar estratégias, decisões e investimentos precisos é fundamental para otimizar resultados e ainda alcançar a redução de custos. É aí que entra o papel do PABX IP junto aos recursos de atendimento, como ramal móvel.

Você já conhece esse sistema? Quer saber quais vantagens ele pode proporcionar para o seu negócio? Então, continue acompanhando a leitura, pois explicaremos cada um desses pontos a seguir!

O que é um PABX IP?

Ele é um sistema bem completo. Funciona da mesma forma como um PABX tradicional, mas vem com mais funcionalidades que antes não eram disponibilizadas. Com ele, as ligações são realizadas por meio da tecnologia VoIP (voz sobre IP), o que quer dizer que todo o tráfego de voz e dados é feito via internet.

Para implementá-lo, as empresas não precisam, necessariamente, fazer grandes investimentos. Isso é possível graças à possibilidade de adaptar a infraestrutura de telefonia atual para suportar essa solução. Essas mudanças são de baixo custo, tornando o recurso ainda mais acessível. Além disso, os números que já são utilizados podem ser mantidos.

O PABX IP também pode ser chamado de “aparelho All in One” (todos em um só), visto que tem várias funções além de um sistema tradicional. Entre elas:

• distribuidor de chamadas;
• gravador de conversas;
• acesso a banco de dados, e-mail voz;
• realização de conferências.

Ao integrar a solução a um sistema de computadores, ele também poderá ser utilizado como uma Unidade de Resposta Audível (URA) — um equipamento que ajuda a otimizar algumas rotinas, com funções de atendimento eletrônico, ramal remoto, direcionamento de ligações, reconhecimento de dígitos e voz, entre outras.

Como o PABX IP funciona?

Como já mencionado no tópico anterior, essa tecnologia utiliza a telefonia VoIP para realizar as ligações. Entre suas possibilidades, ele pode ser implementado como um software que será operado de maneira remota, por meio do processamento em nuvem. Por conta disso, uma das vantagens é que no ambiente interno da empresa não será preciso adaptar um local específico nos escritórios para os equipamentos e ferramentas do PABX ou fios e cabos, que acabam comprometendo a organização do espaço e o aspecto visual da companhia.

Além disso, também descarta a necessidade de contratar uma equipe de suporte técnico para atender à demanda de serviços dos antigos modelos, como é o caso do PABX analógico. Dentro da sua aplicabilidade, é possível encontrar alguns outros sistemas que integram essa ferramenta. Para que você tenha uma melhor noção sobre esse assunto, confira agora os principais mecanismos que podem ser vistos junto ao PABX IP!

ATA

Primeiramente, é válido ressaltar no que consiste a ATA. Essa sigla significa Adaptador de Telefone Analógico. Sua principal função é conectar os terminais de telefonia convencionais à internet.

Assim, é possível converter os sinais de voz analógicos em informações digitais para que possam ser transmitidas via IP (Internet Protocol). Dessa forma, a ATA é mais recomendada para negócios que já têm aparelhos telefônicos e desejam reaproveitar os equipamentos.

Telefone IP

Quanto ao telefone IP, podemos pontuar que ele tem uma aparência visual semelhante à do aparelho telefônico comum. Entretanto, possui alguns atributos bem diferentes, como é o caso de realizar conexão com a rede de internet.

Ele é fundamental para as empresas que já implementaram a portabilidade VoIP. Pode ser considerado ideal também para os processos de telefonia em escritórios, salas de reunião e conferências, pois o seu uso não exige o emprego de headset, muito menos de computadores para funcionar.

Softphones

O Softphone é basicamente um sistema de software que tem a função de realizar chamadas telefônicas por meio do serviço VoIP, utilizando de um computador ou até mesmo um smartphone. Ele é configurado para se comportar segundo as funções de um telefone tradicional, tendo um painel de acesso para que os usuários possam controlar como se fosse uma interface padrão do telefone.

Por sua funcionalidade, o uso de um softphone pode garantir um resultado de economia considerável em ligações para telefones fixos e celulares. Ainda, em termos de empregabilidade, é um sistema bastante válido para negócios que buscam obter maior mobilidade dos seus usuários, garantindo uma facilidade maior sobre o gerenciamento das comunicações e de custos.

Por meio do uso de números virtuais, é possível tornar os serviços da empresa acessíveis a qualquer hora, além de dar maior autonomia para os colaboradores atenderem às ligações em qualquer lugar. Tudo isso graças ao sistema VoIP, que permite à sua empresa adquirir um número virtual, tendo prefixos de outras regiões, sem a necessidade de instalação física. É basicamente como se seu negócio tivesse uma filial, mas o atendimento é feito aonde você estiver.

Quanto aos modelos disponíveis, há várias opções tendo infinitas possibilidades. A maioria é feita visando atender a todos os tipos de sistemas operacionais e dispositivos remotos. Um exemplo é o softphone para desktop, que pode ser utilizado no computador do usuário, o que permite adaptar o equipamento as mesmas funcionalidades de um telefone convencional, tendo os recursos multimídia.

Em quais situações ele pode ser utilizado?

Antes de mais nada, é válido citar que há tempos atrás era comum encontrar serviços tecnológicos de comunicação apenas em empresas maiores e com alta taxa de produção. Isso porque além de ser uma tecnologia que demandava bastante investimento financeiro, o fator custo-benefício inviabilizava a implementação de ferramentas telefônicas nos pequenos negócios.

No entanto, nos dias atuais, as condições mudaram e é possível visualizar vários empreendimentos de todos os tamanhos utilizando de ferramentas específicas para melhorar as suas operações e processos internos.

Nesse sentido, negócios de qualquer porte (incluindo PMEs) e ramo de atuação podem investir em um sistema PABX IP, uma vez que essa tecnologia dispensa a necessidade de investir em uma infraestrutura mais robusta para que ele possa funcionar.

Ele contribui especialmente para questões voltadas a:

• Call Center;
• SAC;
• empresas com filiais em localidades diferentes;
• empresas com trabalhadores externos (ramal remoto).

Como fazer a implementação

Dentro do processos de implementação do sistema PABX IP, é preciso primeiramente escolher os tipos de ramais que serão utilizados. Temos o modelo softphone, gateway de ramais (FXS) e o aparelho IP, que apresenta uma qualidade superior de voz dentre outras funcionalidades. A empresa deve definir quais desses modelos serão empregados de acordo com as suas necessidades e demandas.

Logo em seguida, é fundamental definir qual será a operadora que efetuará e receberá as ligações. Temos como exemplo a Gateway de Linhas analógicas (FXO), a Gateway E1 e a Gateway GSM. Vale ressaltar também que os gestores deverão escolher o tipo de servidor que pode ser feita em um equipamento físico ou na nuvem (cloud). Lembrando que a capacidade desse recurso está diretamente ligada ao número de ligações simultâneas enviadas e recebidas.

Quais são as vantagens de se investir nesse sistema?

As empresas que optam por investir nessa tecnologia conseguem aproveitar uma excelente relação custo-benefício. São várias as vantagens que o sistema proporciona e, nos tópicos a seguir, explicaremos as principais delas.

Redução de custos

O PABX IP permite a realização de chamadas telefônicas entre filiais por um custo consideravelmente menor — e isso é especialmente importante para o caso de ligações de longa distância. É a tecnologia VoIP que garante as tarifas mais acessíveis ao utilizar a rede de dados para o tráfego de voz.

Ganho em produtividade

O investimento em um PABX IP torna o atendimento ao cliente e a comunicação empresarial mais eficientes e as equipes mais produtivas. Tudo isso por meio de diversas facilidades que o sistema proporciona. Entre elas:

• encaminhamento automático de chamadas em caso de ramal ocupado (transbordo);
• configurações de interface (que reduz a necessidade de visitas técnicas);
• criação de ramais móveis (viabilizando a comunicação de qualquer lugar).

Maior facilidade para a administração de rede

A tecnologia do sistema PABX IP integra toda a comunicação de uma empresa em uma rede única de dados e telefonia. Isso ajuda a facilitar a gestão da operação, identificando problemas e modificações em tempo real. Isso é feito por meio de ferramentas de gerenciamento que contribuem para monitorar e controlar as rotinas.

Possibilidade de personalização

Outra grande vantagem do investimento em um PABX IP é a possibilidade de personalizar o serviço. Isso quer dizer que é possível contar com funções como o redirecionamento de ligações para celular em determinado período (como finais de semana e horários específicos).

Também é possível customizar outras questões como:

• anúncios para horários de atendimento;
• ampliação mais ágil de números e ramais;
• criação de numeração para cada ramal, facilitando a manutenção e a gestão.

Melhoria no atendimento aos clientes

A qualidade do serviço de atendimento também melhora quando se utiliza um sistema por IP. Entre as facilidades que podem ser aproveitadas estão:

• filas com anúncios ou músicas de espera;
• identificação automática do cliente, encaminhando-o para um atendimento mais direcionado;
• implementação da URA, na qual o cliente pode escolher o setor com o qual deseja falar por meio de uma gravação.

Acompanhamento do status do sistema via web

Identificar e entender as questões que acontecem no sistema é fundamental para uma boa gestão. Enquanto, em uma rede analógica, a obtenção dessas informações é mais complexa, na tecnologia digital, o gestor consegue visualizar o status com rapidez, utilizando um painel de gerenciamento.

Nesses casos, a configuração e os ajustes de manutenção são feitos utilizando uma interface web. Geralmente elas são intuitivas e permitem que mesmo as pessoas mais leigas consigam realizar alterações mais simples.

Criação de relatórios gerenciais

Também é possível gerar relatórios contendo diversas informações a respeito das chamadas recebidas e realizadas na central telefônica. Entre os principais dados, estão:

• data e hora;
• duração;
• destino;
• tarifação.

Uso de ramais em celulares, computadores e outros dispositivos móveis

Já falamos aqui sobre a possibilidade de contar com ramais móveis na empresa e como isso é importante para o trabalho de equipes e profissionais externos. O PABX IP permite que seja feita uma extensão do ramal interno, garantindo que celulares, notebooks, computadores e tablets possam ser utilizados para realizar e receber ligações.

Eles têm números próprios, funções inteligentes, programação personalizada, acesso aos serviços fornecidos pela central, entre vários outros benefícios. Essa é uma forma de garantir a comunicação sem que se tenha que arcar com os custos elevados de manter chamadas para celulares.

Além do mais, já é possível encontrar no mercado vários softwares que conectam todas as atividades e departamentos da empresa, fazendo com que a corporação trabalhe em sincronia e performance. Somado a isso, há outros motivos que devem ser pensados ao investir na tecnologia, como ferramentas para a adaptação de tarefas, comunicação de colaboradores com o a empresa, aumento de produtividade etc.

Nesse universo tecnológico, vale ressaltar que a Leucotron pode ajudar seu negócio na implantação ramal remoto por meio do Leuco. Esse recurso é um aplicativo formado por um softphone que funciona com um PABX e permite ao usuário ter o ramal da empresa no seu celular. Dessa forma, os profissionais que operam a distância conseguem ter acesso a todos os serviços da empresa em sua área de atuação, o que possibilita garantir um serviço eficiente e produtivo.

Portanto, o PABX IP tem deixado de ser uma forte tendência para se tornar uma realidade cada vez mais presente dentro das empresas. As vantagens proporcionadas por eles são muito atrativas e garantem uma relação custo-benefício muito satisfatória para quem opta por investir nessa tecnologia. Além da redução de custos, o sistema também contribui para melhorar o trabalho das equipes e para oferecer um atendimento de mais qualidade para os clientes por meio do ramal móvel.

O que achou deste post? As informações foram esclarecedoras? Aproveite para saber mais sobre os tipos de PABXs existentes no mercado e as diferenças entre eles!