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WhatsApp para relacionamento com alunos: como usar o omnichannel?

Oferecer um atendimento de qualidade nas instituições de ensino tem sido cada vez mais um grande desafio. Todos os dias surgem novos canais e tanto os estudantes quanto os pais — em caso de escolas que trabalham com crianças e adolescentes — preferem usar essas mídias para fazer contato. Por isso, ter o WhatsApp para relacionamento com alunos é fundamental.

Neste artigo, destacamos os principais pontos que a sua instituição de ensino terá de vantajoso ao contar com uma solução omnichannel para gerenciar as mídias, integrar o atendimento e oferecer uma experiência surpreendente com a sua marca.

Descubra como essa ferramenta é fundamental em uma era na qual a tecnologia está inserida em nossas comunicações (principalmente com os efeitos da pandemia).

Organize e prepare sua equipe de atendimento

O primeiro fator que influencia o bom relacionamento com os alunos é a eficiência e a qualidade da sua equipe. Anualmente, surgem muitas tendências para o atendimento, e implementar as inovações só faz sentido se o seu time é organizado e tem clareza dos objetivos da empresa.

Com uma ferramenta omnichannel, você consegue auxiliar na organização do trabalho dos seus colaboradores que estão em contato direto com o público, além de oferecer capacitações que apresentam o posicionamento e a personalidade da sua marca. Então, aproveite para criar treinamentos e reduza o impacto em casos de rotatividade de funcionários.

Mapeie todos os processos e contatos com o aluno

O cliente espera um relacionamento linear e coerente com a marca. Por mais que por vezes seja necessário que ele interaja com funcionários de diferentes setores da empresa, isso não significa que ele também terá que reiniciar a conversa a cada novo contato. A ferramenta de omnichannel permite que você também consiga mapear o comportamento do aluno com a instituição.

Assim, além de ter ideias para automação, você também consegue otimizar a jornada do cliente e ter insights para melhorar a experiência do aluno com a sua escola, antes mesmo dele fazer a matrícula. O acompanhamento de chamados contribui para a criação de FAQs e outras soluções que reduzem os gastos, ao mesmo tempo que oferecem as respostas que o aluno busca.

Cumpra os prazos de retorno para o aluno e também sua família

Melhorar o atendimento com o cliente nem sempre é uma tarefa fácil. O aluno e sua família também apresentam o perfil imediatista: quando têm uma dúvida, eles esperam que seja sanada imediatamente. Claro que nem sempre isso é possível, mas como fazer para reduzir o impacto negativo desse tempo para resposta?

Otimizando o atendimento, retornando o quanto antes e trazendo soluções intermediárias, como o uso de chatbots programados para responder às principais dúvidas dos alunos. A questão é que o omnichannel não apenas integra os canais e as comunicações; ele pode ajudar o time a identificar chamados em aberto e a solucionar o quanto antes tais questões.

Integre o WhatsApp para relacionamento com alunos com outros canais

O ponto da integração é fundamental. Atualmente, existem várias mídias para contatar os estudantes, e não é possível ignorá-las quando o assunto é atrair, converter e reter clientes. Entretanto, como organizar todos esses contatos de maneira eficiente e produtiva? A resposta para essa solução é o omnichannel.

É preciso pensar na dinâmica de atendimento ao aluno como uma espécie de relacionamento. Se ele não receber o boleto por e-mail e solicitar uma segunda via pelo WhatsApp, é possível continuar essa conversa pelo chat da escola. Para isso, todos os contatos precisam estar integrados em um único lugar, permitindo agilidade para resposta.

Monitore outros chamados e informações relevantes para o relacionamento

Como acontece seu processo de prospecção e fechamento de novas matrículas? Quanto tempo normalmente seus alunos passam na sua escola? Quais são os principais motivos de inadimplência e por que acontecem desligamentos no meio do período letivo? Muitas dúvidas, quando esclarecidas com precisão, ajudam a melhorar a estratégia e aumentar o faturamento da escola.

Muitos erros no atendimento ao cliente podem ser evitados e oportunidades aproveitadas quando você tem uma solução omnichannel. As informações que em determinado momento ajudam a resolver a questão pontual de um aluno podem servir como ferramentas para traçar novas estratégias, impulsionar os resultados e melhorar o atendimento.

Deixe a experiência do aluno mais rica e surpreendente

Estamos na era da experiência. Mesmo as instituições de ensino precisam estar preparadas para lidar com essa situação e encontrar formas de surpreender e encantar seus usuários. Oferecer um atendimento de qualidade pode parecer uma tarefa que precisa envolver muitos profissionais, mas isso não traz o resultado esperado sem as ferramentas adequadas.

Com o omnichannel, uma conversa pelo WhatsApp vira exatamente isso para o aluno: um bate papo. Já para a escola, a mesma interação se apresenta como dados que podem ser tratados e usados para melhorar o relacionamento e a percepção que os estudantes têm da marca.

Otimize a retenção de alunos integrando os diversos canais

Alguns pontos são relevantes quando o assunto é a integração de diferentes mídias com uma ferramenta omnichannel. Logo, reter o aluno pode ser uma das ideias mais proveitosas para uma instituição de ensino.

Como isso pode acontecer? Por vários fatores como:

  • respostas coerentes e em tempo real;
  • foco da estratégia no aluno e não na escola;
  • desenvolvimento de um relacionamento que agrega valores e fortalece a marca;
  • linearidade na comunicação;
  • coleta, análise e uso de dados inteligentes para otimizar as estratégias.

Reduza as taxas de inadimplência de forma orgânica

Muitos fatores podem fazer com que um aluno seja inadimplente com a escola. Por isso, é muito importante ter estratégias que permitam um contorno dessa situação. A principal é facilitar o acesso à segunda via dos boletos para quitação dos valores em aberto. Além disso, é possível programar robôs para contatar estudantes que estão nessa situação nas diferentes mídias, reduzindo as chances de inadimplência.

Gostou de conhecer as vantagens do omnichannel usando o WhatsApp para relacionamento com alunos? Soluções como o Conecta Leucotron trazem vantagens não só para uma rede social, mas para as mais diferentes mídias, o que é fundamental em um cenário em que surgem canais constantemente.

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