Confira 10 práticas para melhorar a gestão de TI na sua empresa

Um dos segmentos de maior crescimento em todo o mundo é o de tecnologia e inovação, com uma forte expansão em diversas áreas do conhecimento. Coordenar todas essas atividades relacionadas é a função do gestor de TI.

Trata-se de uma responsabilidade que requer experiência, conhecimento técnico e planejamento para garantir que todas as funções sejam exercidas de forma eficiente.

Para ajudar você nesta tarefa, acompanhe 10 práticas que podem ser aplicadas para melhorar a gestão de TI da sua empresa!

Os pilares da gestão de TI

A gestão de Tecnologia da Informação evoluiu nas últimas décadas, a ponto de agregar conceitos, disciplinas, técnicas e uma série de outros elementos que contribuem para a sua eficiência. Nesse sentido, os pilares e seus princípios também podem variar conforme a fonte consultada e o enfoque, mas quatro deles ainda são chave:

• desenvolvimento — a parte que lida com produção de software, sendo essencial para fluxos de trabalho, comunicação interna e externa, elaboração de sites etc.
• infraestrutura — envolve a implementação, o funcionamento e a manutenção de hardware, isto é, servidor físico, periféricos de armazenamento e outros itens, Também engloba a configuração de rede, o planejamento de armazenamento, a administração de sistema virtual etc.
• segurança — o uso de firewall, programas antimalware e outras soluções de proteção virtual é essencial para evitar ciberataques, prevenir roubos de dados e assegurar a integridade de dados e operações da empresa. O mesmo vale para a adoção de boas práticas de segurança digital na empresa;
• dados — o desenvolvimento e manutenção de bancos de dados versáteis é fundamental, especialmente em um mundo em que cada vez mais os dados variam e são produzidos em um volume maior. Também é vital saber analisá-los para extrair informação.

O gestor de TI precisa saber administrar adequadamente uma ou mais dessas áreas na empresa, a fim de que operem de forma harmoniosa e eficiente. Os resultados do negócio também dependem disso.

Benefícios de uma gestão de TI eficiente e precisa

O bom gerenciamento das demandas de TI é fundamental tanto para o funcionamento do setor de Tecnologia da Informação quanto para o desempenho de toda a organização. Sem atenção a isso, todos os departamentos podem sofrer, uma vez que a tecnologia está cada vez mais presente nos negócios.

Por meio de uma TI eficiente, os fluxos de trabalho que dependem de hardware e software podem operar de maneira ágil, robusta e dinâmica. Diversos problemas, como perdas de dados, retrabalho, lentidão nos sistemas etc. podem ser prevenidos ou melhor solucionados.

Vale destacar que esse setor não só dá suporte para o funcionamento organizacional, como também pode servir de porta de entrada para a resolução de demandas de outros departamentos e para novas oportunidades. Por exemplo, ao unir tecnologia da informação e comunicação.

Em outras palavras, dando suporte para a implementação de soluções e ferramentas que expandam as possibilidades de atendimento ao cliente. Isso pode ser feito por meio de telefonia VoIP, uso de voicebots baseados em Inteligência Artificial (IA), implementação de plataformas de comunicação para empresas etc.

10 práticas que otimizam a gestão de TI

A seguir, confira algumas das melhores práticas para aprimorar o gerenciamento da tecnologia da informação da sua empresa!

1. Invista em treinamento e capacitação

Investir em treinamento da sua equipe é de extrema importância para manter os funcionários atualizados sobre suas atividades e as técnicas relacionadas. Além de proporcionar mais conhecimento, isso pode gerar melhorias na qualidade do trabalho entregue por cada um deles.

Mas não só seus funcionários devem estar atualizados. Investir na própria capacitação também é essencial para que você, como gestor de TI, otimize os resultados do seu trabalho e da sua equipe.

Outro ponto é que, para que o gestor consiga melhorar sua gestão de TI e tornar os setores cada vez mais eficientes, ele deve manter uma boa comunicação com seus colaboradores e ter sempre as portas abertas para críticas e sugestões.

2. Faça um planejamento para a gestão de TI

Grande parte do trabalho de um gestor de TI é planejar, organizar e coordenar a execução dos projetos. Cabe a ele garantir o cumprimento das tarefas e atender aos prazos estabelecidos, prezando por um bom desempenho do setor.

O planejamento não somente traça como os projetos deverão caminhar, mas estabelece uma ponte de comunicação entre os setores e o gestor. Tal interação permite com que diferentes pontos de vista sejam apresentados, tornando o resultado final ainda mais eficiente.

3. Revise custos operacionais do setor

Outra importante tarefa para otimizar a gestão de TI na sua empresa é avaliar os custos operacionais do funcionamento dos setores. Existem soluções que facilitam o dia a dia de trabalho dos colaboradores e tornam mais eficiente a execução das tarefas.

Um sistema de PABX, por exemplo, elimina a necessidade da existência de múltiplas linhas telefônicas, centralizando em uma plataforma as necessidades de comunicação via ligação. Como resultado, ele otimiza e simplifica o trabalho dos gestores e de todos os colaboradores.

4. Escolha uma metodologia ágil de gestão

Uma das melhores formas de tornar uma gestão mais simples e mais eficiente é a escolha por uma metodologia ágil de gestão. A prática consiste em realizar o planejamento de forma que os processos e setores sejam integrados e possam direcionar para melhorias e mais agilidade.

Algumas técnicas conhecidas como Scrum, DSDM, Agile e Waterfall têm diversas semelhanças, e a utilização delas se tornou frequente nos mais diversos segmentos de TI. A prática aponta para a divisão de projetos por etapas, possibilitando uma redução significativa nos erros e um planejamento mais responsável com relação a prazos, negociações e interações com clientes.

5. Utilize métricas de desempenho para acompanhar a performance

Uma boa maneira de aprimorar a gestão de TI na sua empresa é a adoção de métricas de desempenho dos colaboradores e da própria instituição. Os funcionários devem ser avaliados por métricas que possam indicar possíveis caminhos para melhorias no desempenho.

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) são cruciais para monitorar o desempenho geral da TI. Muitos departamentos de TI, no entanto, se concentram nos indicadores errados. Selecione indicadores de desempenho sobre o que é importante para os negócios, e não apenas para TI.

Existem várias formas de avaliar o desempenho dos colaboradores que aponte para a qualidade dos resultados, o envolvimento e dedicação com a empresa, a proatividade individual e os métodos utilizados no dia a dia.

6. Analise as instalações para melhorar a infraestrutura

Seu equipamento está em conformidade com os padrões e requisitos atuais para o espaço físico necessário? Suas auditorias e análises de TI também precisam examinar o espaço em que seu equipamento está localizado. Instalações de TI adequadas reduzem custos e aumentam a vida útil dos ativos.

Converse com seus fornecedores sobre os melhores ambientes de instalação possíveis, bem como seus requisitos de linha de base. Suas listas de especificações devem abordar uma ampla gama de problemas, desde uma sala de servidores sem janelas e racks de computador com pelo menos 42 polegadas de folga até orientações sobre como organizar a arquitetura do ambiente. Isso para que você deixe espaço suficiente para futuras expansões.

Administrar corretamente a infraestrutura tecnológica da empresa é um dos requisitos de uma boa gestão dos recursos em TI. Portanto, é fundamental se atentar a ela!

7. Ofereça à sua equipe as ferramentas necessárias para ter sucesso

Equipar uma equipe de TI com software e equipamentos inadequados e/ou desatualizados garante um desempenho ruim. Forçar os membros da equipe a perderem tempo com tarefas monótonas e facilmente automatizáveis também prejudica o sucesso em longo prazo.

Estratégias de automação, como ferramentas de implantação contínua, ajudam a impedir que a equipe trabalhe em tarefas manuais e repetitivas, focando em um trabalho mais estratégico. A terceirização de atividades operacionais também pode ser uma boa saída nessa hora — o que nos leva à nossa próxima dica.

8. Terceirize as tarefas operacionais de TI

Será mesmo o melhor uso do tempo de um funcionário colocá-lo para gerenciar sua segurança de rede ou sistema de comunicação IP? Frequentemente, uma opção mais eficiente é terceirizar essas tarefas para um provedor de serviços gerenciados, especialista em segurança da informação.

Um provedor de serviços tem o conhecimento necessário para gerenciar sua empresa, sem a necessidade de gastar tempo ou dinheiro desenvolvendo esse conhecimento internamente.

Além disso, a terceirização permite que seus funcionários permaneçam focados em atividades produtivas relacionadas às principais competências da sua empresa. E isso ainda ajuda a manter os negócios competitivos.

9. Fique atento ao que o mercado tem feito de melhor

Dependendo da situação, realizar benchmarking pode ser uma boa ideia. Trata-se de observar as melhores práticas de gestão de TI realizadas pelos principais players do seu setor, a fim de incorporá-las ao dia a dia da sua empresa.

Para tanto, cases, estratégias e táticas da concorrência podem ser analisadas, especialmente de organizações que contam com TIs de destaque. No entanto, esse processo precisa ser feito considerando as demandas e especificidades do seu negócio e do seu departamento de tecnologia da informação.

10. Busque parcerias estratégicas

É indicado buscar consultorias especializadas em gestão de TI para auxiliarem os colaboradores do setor. A troca de conhecimentos e experiências, bem como o acompanhamento feito por consultores mais experientes na área costuma trazer resultados favoráveis.

Isso porque eles podem ajudar a sua equipe a detectar seus pontos fracos e eventuais focos de problemas, de modo a solucioná-los de maneira eficiente. Muitas vezes, um “olhar de fora” é capaz de identificar deficiências que “quem está dentro” não consegue enxergar.

Você também pode buscar mentorias, auditorias ou outros parceiros estratégicos para implementar esta dica. O importante é tirar proveito, de modo positivo, de um apoio externo.

O que fazer para a gestão de TI se manter em evolução

Para atender a esse propósito, é fundamental acompanhar não só as melhores práticas do mercado, como também as inovações que surgem no mercado nacional e global. Adotar soluções de ponta pode trazer diferenciais no curto prazo, embora tal ação precise ser feita com cuidado e um bom plano de gestão de mudanças em TI.

Caso contrário, os resultados podem ser abaixo do esperado. Afinal, nem toda novidade é boa por si só, pois isso dependerá de ela se adaptar bem às necessidades e condições da sua empresa e do seu público.

Uma boa gestão de TI na empresa é um fator de grande importância para a otimização dos processos, melhoria da qualidade dos resultados e otimização na eficiência da organização. Para melhorar a gestão de TI, o gestor deve estar sempre atualizado com as novidades do mercado e ferramentas, além de proporcionar uma boa gestão de equipe para seus colaboradores.

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